Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy?
Przepływ pracy to sekwencja kroków wykonywanych przez jedną lub więcej osób, które zostały opracowane, aby proces był jak najbardziej wydajny i łatwy. Najlepsze oprogramowanie do organizacji pracy może być jedną z dwóch różnych rzeczy. Po pierwsze, oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy może być oprogramowaniem, które pomaga w projektowaniu, śledzeniu i ulepszaniu przepływu pracy w organizacji. Alternatywnie może to być program lub pakiet, który został zaprojektowany z tak dobrą interoperacyjnością, że dzięki przemyślanej konstrukcji sprawia, że przepływ pracy jest płynny i usprawniony. Wybór najlepszego oprogramowania do przepływu pracy dwóch różnych typów wymaga różnych podejść.
Pierwszym rodzajem oprogramowania do przepływu pracy może być również oprogramowanie Business Process Management (BPM) lub oprogramowanie Project Management Software (PMS). Te pakiety oprogramowania są szerokie, a przepływ pracy to tylko część tego, na czym się koncentrują. Dlatego, aby wybrać najlepszy, musisz zbadać, aby dowiedzieć się, który z nich zapewnia przepływ pracy, którego potrzebujesz. Funkcje do rozważenia obejmują użyteczność do twoich celów, niezależnie od tego, czy jest to własność, czy open source, projekt i koszt. Prawdopodobnie warto sprawdzić funkcje poza obiegiem pracy, aby sprawdzić, czy można je wykorzystać w innych aspektach działalności.
Drugim rodzajem oprogramowania do pracy jest albo samodzielny program stworzony z myślą o interoperacyjności, albo pakiet, który jest dobrze zaprojektowany i robi to, czego potrzebujesz. Przykładem pierwszego może być oprogramowanie architektoniczne, które może importować każdy możliwy typ pliku, który może być potrzebny, i eksportować każdy typ pliku, który możesz chcieć wykorzystać w swojej firmie lub udostępnić klientom. Oprogramowanie z mniejszą liczbą opcji importu i eksportu skomplikowałoby przepływ pracy, wymagając przekształcenia pracy w innym programie, zeskanowania lub ponownego wprowadzenia w celu utrzymania przepływu pracy.
Przykładem pakietu oprogramowania, który zapewni najlepszy przepływ pracy, może być zintegrowane oprogramowanie do pisania i edycji z odpowiednim oprogramowaniem układowym. Dobrze zaprojektowany duet sprawi, że kopiowanie i przepełnianie będzie łatwe. Ułatwi również dostosowanie układu i zobaczenie wynikających z niego zmian bez utraty wcześniejszych projektów, a także ułatwi edycję materiału, aby pasował. Wybór tego typu oprogramowania wymaga planowania na potrzeby całego przepływu pracy i rozważenia ich wszystkich razem.