Jak wybrać najlepsze narzędzia przepływu pracy?
Przepływ pracy opisuje etapy procesu, przez który przechodzi produkt lub dokument. Na przykład w branży ubezpieczeniowej przepływ pracy opisuje wszystkie etapy, przez które może przejść roszczenie, poczynając od zgłoszenia wniosku przez klienta, a kończąc na zatwierdzeniu lub odrzuceniu. W branży produkcyjnej przepływ pracy może rozpocząć się od modeli stworzonych przez inżynierów i projektantów i zakończyć się, gdy produkt zostanie sprzedany dostawcom. Wielu menedżerów używa oprogramowania i analiz jako narzędzi przepływu pracy, aby pomóc im zoptymalizować procesy, obniżyć koszty i poprawić ogólną rentowność organizacji. Aby wybrać najlepsze narzędzia przepływu pracy, dobrym pomysłem może być rozważenie, które oprogramowanie jest najlepsze dla Twojej branży, zlokalizowanie obszarów przepływu pracy, które wymagają poprawy, i zdecydowanie, czy możesz skorzystać z profesjonalnych usług konsultantów.
Jednym z najpopularniejszych narzędzi przepływu pracy stosowanych we wszystkich branżach jest oprogramowanie przepływu pracy. Są to programy komputerowe, które pomagają menedżerom w projektowaniu procesów, które są jasne i skuteczne. Oprogramowanie może pozwolić organizacjom na zwiększenie wydajności i opłacalności poprzez scentralizowanie baz danych i ułatwienie pracownikom rejestrowania i uzyskiwania dostępu do informacji.
Wiele rodzajów oprogramowania oferuje zautomatyzowane funkcje przepływu pracy. Funkcje te pozwalają menedżerom tworzyć ścisłe wytyczne, które określają kolejność występowania etapów i przypisują działy do poszczególnych obowiązków. Zautomatyzowane narzędzia przepływu pracy często są najbardziej skuteczne w organizacjach, które wykonują te same procesy każdego dnia.
W większości przypadków niektóre rodzaje oprogramowania są zaprojektowane w celu zaspokojenia potrzeb poszczególnych branż. Na przykład oprogramowanie przepływu pracy zaprojektowane dla branży ubezpieczeniowej może zawierać interfejs, do którego mają dostęp klienci, którzy chcą zgłaszać roszczenia. Oprogramowanie zaprojektowane dla przemysłu produkcyjnego może generować zestawienia materiałów na podstawie projektów inżynieryjnych.
Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszych narzędzi przepływu pracy, jest obszar, który najbardziej potrzebujesz poprawić. Oprogramowanie dla jednej konkretnej branży może się różnić w zależności od rozwiązań, które zapewnia. Na przykład menedżer, który uważa, że problemem w jego organizacji jest słaba komunikacja między działami, może wybrać oprogramowanie, które ma ulepszone możliwości e-mail.
Wielu menedżerów może zdecydować się na zatrudnienie konsultantów, którzy pomogą im usprawnić przepływ pracy. Konsultanci to świetne narzędzia do zarządzania przepływem pracy dla menedżerów, którzy nie mają funduszy na wewnętrznych analityków procesów. W większości przypadków najlepszy konsultant ma wieloletnie doświadczenie w pracy w Twojej branży. Konsultanci często znają trendy w technologii i mogą pomóc Ci we wdrożeniu nowego systemu, który poprawia wydajność.