Jak utworzyć strategię ciągłości działania?
Strategia ciągłości działania to plan, który piszesz i wdrażasz jako przewodnik po prowadzeniu firmy po katastrofie. Innymi słowy, jeśli katastrofa, taka jak powódź, trzęsienie ziemi lub huragan, uderzy w twoją okolicę, strategia ciągłości działania jest planem, aby operacje biznesowe mogły być kontynuowane i wiesz, jak zabrać się do odzyskiwania po awarii. Stworzenie planu wymaga więcej niż po prostu wprowadzenia polisy ubezpieczeniowej.
Pierwszym krokiem do opracowania planu jest przeprowadzenie analizy zarządzania ryzykiem, która jest oceną rodzajów ryzyka, które mogą wpłynąć na Twoją zdolność do kontynuowania działalności. Ryzyko to wszystko, co może uniemożliwić prowadzenie firmy i dostarczanie produktów i usług, które oferuje swoim klientom. Na przykład plan powinien obejmować sposoby, w których nadal możesz produkować i dostarczać swoje produkty i usługi bez dostępu do technologii, wszystkich pracowników lub jeśli nie masz konkretnej maszyny lub urządzenia.
Wymieniając każde ryzyko, uwzględnij również, w jaki sposób planujesz pokonać wyzwanie lub zarządzać ryzykiem. Na przykład, jeśli podczas burzy stracisz energię, a jedna z twoich maszyn ulegnie awarii, określ, w jaki sposób możesz zarządzać zadaniem, które maszyna wykonuje ręcznie. Każde ryzyko będzie miało swój własny zestaw okoliczności, które należy zaplanować.
Jeśli w Twojej biznesowej kuchni znajduje się płyta grzewcza, z której mogą korzystać pracownicy, jest to kolejne ryzyko, ryzyko wybuchu pożaru w Twojej firmie. Według Federalnej Agencji ds. Zarządzania Kryzysowego (FEMA) pożary są najważniejszym zagrożeniem dla firm. Aby w pełni ocenić wszystkie zagrożenia dla Twojej firmy, powinieneś porozmawiać z lokalną FEMA w Twojej okolicy. powinieneś także porozmawiać z agencjami ratunkowymi, takimi jak straż pożarna, policja i agenci ubezpieczeniowi. Wszyscy ci specjaliści mogą pomóc Ci ocenić niebezpieczeństwa, których w innym przypadku nie rozpoznałbyś, dzięki czemu możesz przygotować strategię ciągłości działania dla każdego ryzyka.
Następnie chcesz przygotować plan komunikowania się i ostrzegania klientów lub klientów w przypadku zakłócenia normalnej działalności biznesowej. Może to obejmować prowadzenie aktualnej i drukowanej listy najlepszych klientów, a także ich numerów telefonicznych i adresów e-mail. Umożliwia to skontaktowanie się z nimi i przygotowanie ich wraz z planem awaryjnym na wypadek zatrzymania lub opóźnienia operacji biznesowych.
Strategia ciągłości działania powinna również obejmować tytuły kluczowych pracowników. Chociaż Twoja firma może nie być w stanie działać z pełną wydajnością, jeśli połowa pracowników nie będzie w stanie sprawić, by pracowała po huraganie, konkretni pracownicy są niezbędni do działania. Lista kluczowych pracowników powinna obejmować różne obszary firmy, które są zobowiązane do prowadzenia działalności gospodarczej w międzyczasie i do czasu, gdy firma zacznie ponownie działać z pełną mocą.
Tworząc strategię ciągłości działania, powinieneś objąć wszystkie podstawy. Najlepszym sposobem na to jest stworzenie kilku różnych opcji lub alternatyw dla każdego ryzyka. Na przykład, jeśli jedna z twoich maszyn zostanie zalana po zalaniu w okolicy, jedną alternatywą jest ręczne wykonanie funkcji maszyny, a drugą alternatywą jest użycie starszej maszyny, która wykonuje podobną funkcję.