Jak utworzyć numer listy płac?
Numer listy płac to konkretna informacja używana w firmowym systemie płac. Numer umożliwia firmie śledzenie pracowników za pomocą numeru, a nie nazwiska lub innego identyfikatora. Numer listy płac jest zazwyczaj wewnętrzną informacją, którą firma tworzy za pomocą oprogramowania listy płac. Firma może stworzyć własną kombinację liter i cyfr lub pozwolić oprogramowaniu na samodzielne tworzenie liczb. Utworzenie liczby powinno obejmować liczby, które pozwolą firmie rozróżniać pracowników na podstawie samej liczby.
Większość usług lub oprogramowania płacowego pozwala firmie stworzyć własny numer płacowy dla każdego pracownika. Ze względu na tę elastyczność firma powinna rozważyć zastosowanie opisowego przedrostka dla każdej grupy pracowników. Jedną z opcji jest na przykład użycie trzech cyfr lub liter do zdefiniowania działu. Litery ACC lub cyfry 200 mogą reprezentować dział księgowości; PRO lub 300 może być działem produkcyjnym. Podgrupy mogą również istnieć w tych kategoriach, jeśli firma zdecyduje się użyć numeru.
Gdy firma decyduje się na prefiks numeru listy płac, pozostałe liczby zwykle są uporządkowane. Na przykład ACC00001 może być punktem wyjścia dla numerów płac w dziale księgowości. Druga połowa numeru może zawierać tyle cyfr, ile to konieczne, aby objąć wszystkich pracowników w dziale. Każdy numer listy płac dla wszystkich działów ma zwykle tę samą kombinację liter i cyfr. Posiadanie tego samego rozmiaru kombinacji jest konieczne, aby uniknąć mylenia systemu płac.
Dział zasobów ludzkich jest często odpowiedzialny za utworzenie tego numeru. W niektórych przypadkach dział zasobów ludzkich może wymagać zatwierdzenia przez właściciela lub kierownictwo podczas przypisywania numerów. Dzięki temu właściciele i kierownictwo mogą wypowiedzieć się na temat informacji zawartych w liście płac. Wyższe kierownictwo może również mieć wkład w tworzenie numerów lub ich wykorzystanie w firmie. Zatwierdzenie może być również konieczne, jeśli firma tworzy nowy dział w systemie płac.
Firma korzystająca z usługi outsourcingu listy płac może nie musieć tworzyć numeru listy płac. Firma outsourcingowa zrobi to samodzielnie, w oparciu o swój system płac. Firmy po prostu wprowadzają numer listy płac, który odpowiada numerowi listy płac firmy outsourcingowej. Usługa listy płac obsługuje większość zadań listy płac, dając im możliwość i swobodę tworzenia numerów listy płac. Wszelka korespondencja i informacje dotyczące pracownika zazwyczaj wymagają użycia tego numeru.