Jak utworzyć prosty przepływ pracy?

Przepływ pracy to sekwencja działań, które zostały starannie opracowane, aby praca była łatwa i wydajna. Przepływ pracy może obejmować cały proces produkcyjny lub być sekwencją używaną przez jedną osobę. Prostym przepływem pracy często jest przepływ pracy używany przez osobę do ograniczonego zadania lub przepływ bardzo zamkniętego projektu, w który zaangażowanych jest kilka osób. Podczas gdy niektóre proste przepływy pracy zostały zaprojektowane w celu wykorzystania technologii, inne są zatrudniane przez osoby bez komputerów lub innych takich urządzeń. Projektując prosty przepływ pracy, należy wziąć pod uwagę kilka podstawowych kwestii.

Jedną z kluczowych decyzji dotyczących prostego przepływu pracy jest to, czy zastosować aktywność równoległą czy liniową. Załóżmy na przykład, że masz małą firmę z pięcioma pracownikami i wysyłkę pocztową, a nie masz żadnego wymyślnego sprzętu. Możesz mieć liniowy proces, w którym pierwszy pracownik napycha kopertę, drugi pieczętuje ją, trzeci umieszcza etykietę adresową, czwarty nakłada znaczek, a piąty układa ją na odpowiedniej tacy pocztowej. W tym procesie praca każdej osoby jest usprawniona, ponieważ musi ona myśleć tylko o jednej rzeczy, jednak każda przesyłka jest obsługiwana przez pięć różnych osób. W równoległym procesie wszyscy pięciu pracowników jednocześnie wykonywałoby sekwencję - nadziewanie, plombowanie, etykietowanie, stemplowanie i układanie w stosy, ale każda przesyłka byłaby obsługiwana tylko przez jedną osobę.

Czasami podjęcie nieco skomplikowanych kroków z wyprzedzeniem może przyczynić się do stworzenia prostego przepływu pracy. Na przykład makro jest instrukcją pojedynczego komputera, która wyzwala sekwencję zdarzeń. Poświęcając czas na ustawienie makra, można znacznie uprościć skomplikowaną sekwencję, którą należy powtórzyć.

Użycie edytora układu do zmiany mapowania dla urządzenia wejściowego komputera - myszy, klawiatury, tabletu lub rysika - to kolejna możliwość do rozważenia przy tworzeniu prostego przepływu pracy. Na przykład można tymczasowo zmienić przyciski myszy, aby odwzorować je na skróty potrzebne do wykonania określonego zadania, dzięki czemu nie trzeba przechodzić od klawiatury do myszy na klawiaturze do myszy. Alternatywnie, można utworzyć nowe skróty klawiaturowe, które pozwoliłyby kontrolować całą akcję z klawiatury i unikać myszy do określonego zadania.