Jak opracować schemat organizacyjny?
Schemat organizacyjny można utworzyć dla podmiotów innych niż firmy i jest on wielokrotnie zawarty w podręcznikach, biznesplanach i innych dokumentach, aby zapewnić wizualizację łańcucha poleceń, zwanych również hierarchiami. Kiedyś schematy organizacyjne były tworzone ręcznie, ale ponieważ nastąpił postęp technologiczny, najczęściej wykonuje się je za pomocą programów komputerowych. Ponieważ dostępnych jest tak wiele programów komputerowych do tworzenia tego rodzaju wykresów, odkryjesz, że dokładny proces tworzenia różni się w zależności od programu. Mimo że proces różni się, istnieje kilka wskazówek, które można zastosować, aby stworzyć skuteczny i łatwy do zrozumienia schemat organizacyjny.
Podczas tworzenia schematu organizacyjnego pomocne jest, jeśli myślisz o wykresie jako o odwróconym drzewie i pamiętasz, aby czytać go od góry do dołu. W górnej części wykresu znajdują się osoby o najwyższym rankingu w Twojej jednostce. Poniżej, wyglądające jak gałęzie, znajdują się podwładni twojego bytu. Każda gałąź wykresu pokazuje, które osoby zgłaszają się z kim i jak są powiązane. To zależy od dokładnego rozmiaru twojej jednostki, jak duży będzie twój wykres.
Jeśli twoja jednostka ma dużą liczbę działów o różnych odmianach, przekonasz się, że trudniej jest utworzyć wykres. Od Ciebie zależy, czy umieścisz nazwy lub tytuły na wykresie. Niektóre osoby decydują się na uwzględnienie obu, podczas gdy inne wybierają tylko nazwy tytułów działów, a następnie podają liczbę osób w tym dziale. Jeśli potrzebujesz wykresu, który ułatwia przeprowadzanie oceny różnych osób na podstawie wyników, powinieneś podać nazwiska konkretnych osób. Wyższe kierownictwo zazwyczaj woli przeglądać wykresy z konkretnymi nazwami.
Za każdym razem, gdy masz na wykresie osobę, która ma więcej niż jedną relację z innym członkiem, upewnij się, że łączysz te relacje za pomocą linii przerywanych, a nie linii ciągłych. Jeśli chcesz dodać biografie do niektórych członków wykresu, większość programów komputerowych wykorzystywanych do tworzenia schematów organizacyjnych umożliwia wstawienie hiperłącza do pola członka wykresu. Osoby przeglądające tabelę na komputerze z połączeniem z Internetem mogą po prostu kliknąć hiperłącze i przejść do strony internetowej danej osoby.
Wiele razy przydaje się tworzenie otwartego schematu organizacyjnego. Ten typ umożliwia wykorzystanie go do celów planowania. Jeśli masz krytyczne zadania do przekazania członkom encji, otwarte wykresy upraszczają zadanie, ponieważ zadania można rozdzielić między osoby na podstawie ich hierarchii.