Jak opracować najlepsze wytyczne dotyczące zamówień?
W miarę rozwoju firmy lub organizacji potrzeba ustalenia wytycznych dotyczących zamówień staje się ważniejsza. Zakup lub zakup to zarządzanie wszystkimi wydatkami na usługi i towary. Jako aspekt ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem jest to centralna funkcja, która dotyczy bezpośrednio ograniczenia kosztów, zmniejszania wydatków i zwiększania zysków. Chociaż większość ludzi kojarzy zamówienia z dużymi firmami i ofertami wielu milionów dolarów, wytyczne dotyczące zamówień mogą pomóc każdej firmie, dużej i małej.
Pole Zamówień jest tak szerokie, że najlepiej podzielić je na odrębne procesy biznesowe. Główne kategorie to: Zarządzanie dostawcami, towary i usługi umowne, warunki płatności, progi i segregacja obowiązków. Oprócz identyfikacji innego procesu biznesowego, istnieją trzy elementy, które należy wypełnić w celu opracowania wytycznych dotyczących zamówień: ustanowienie struktury i roli organizacyjnej, wdrożenie kontroli rachunkowości oraz zdefiniuj odpowiedzialność i odpowiedzialnośćTY dla procesów zamówień w organizacji.
Standardową metodologią stosowaną do opracowania wytycznych dotyczących zamówień jest utworzenie folderu plików dla wytycznych. W tym folderze pliku utwórz osobny dla każdego z głównych procesów biznesowych. W miarę opracowywania wytycznych utwórz przewodniki procesowe dla różnych ról i działów zaangażowanych w proces. Dołącz sekcję dotyczącą raportów dotyczących nadzoru i zarządzania, a także dokument przepływowy do przeglądu kierownictwa wyższego szczebla. Wszystkie wytyczne powinny zostać poddane przeglądowi i omówione z dotkniętymi obszarami oraz przedstawić kierownictwu wyższego szczebla w celu przeglądu. Po przyjęciu szkolenie wszystkich użytkowników jest zobowiązane do wdrożenia wytycznych.
Pierwszym przedmiotem, który należy przejrzeć, są role i obowiązki różnych graczy w procesie zamówień. Zidentyfikuj kto, co, gdzie i dlaczego dla każdej transakcji, i określ punkt inicjacyjny oR Aktywność. Na przykład, gdy departament wymaga materiałów biurowych, kto jest odpowiedzialny za ten proces? Jak decydują, z którego dostawcy skontaktuj się? Jaka jest maksymalna kwota, jaką mogą wydać i kto zatwierdza ten zakup? Wszystkie te pytania mają kluczowe znaczenie dla opracowywania wytycznych dotyczących zamówień.
Rachunkowość zapewnia standardową strukturę śledzenia i zarządzania wydatkami. Korzystanie z zapotrzebowania na zakup, zamówienia zakupowe, cytaty, umowy i inne narzędzia zakupowe Wpływ na funkcje księgowe. Typowe kontrole rachunkowości koncentrują się na zmniejszeniu ryzyka oszustw, uzyskaniu najlepszej wartości dla dolara, otrzymaniu wynegocjowanych cen i warunków oraz zezwolenia na zatwierdzenie. Te elementy można zarządzać w skomputeryzowanym systemie, ale najpierw należy je zdefiniować w wytycznych dotyczących procesu biznesowego.
Odpowiedzialność i odpowiedzialność są głównym kierowcą w zakresie zamówień. Większość organizacji koncentruje się na wartości dolara zamówienia lub umowy, ale może przeoczyć całkowitą liczbę wydanychszczególny towar. Określenie odpowiedniego stanowiska, aby być odpowiedzialnym za negocjacje z dostawcą i przetwarzanie zamówień zakupu jest ważnym krokiem w wytycznych dotyczących zamówień.