Jak opracować najlepsze wytyczne dotyczące zamówień?
W miarę rozwoju firmy lub organizacji potrzeba ustanowienia wytycznych dotyczących zamówień staje się coraz ważniejsza. Zaopatrzenie lub zakup to zarządzanie wszystkimi wydatkami na usługi i towary. Jako aspekt ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, jest to centralna funkcja, która odnosi się bezpośrednio do ograniczania kosztów, zmniejszania wydatków i zwiększania zysków. Chociaż większość osób kojarzy zamówienia z dużymi firmami i transakcjami o wartości wielu milionów dolarów, wytyczne dotyczące zamówień mogą pomóc każdej firmie, dużej i małej.
Obszar zakupów jest tak szeroki, że najlepiej podzielić go na odrębne procesy biznesowe. Główne kategorie to: zarządzanie dostawcami, zakontraktowane towary i usługi, warunki płatności, progi i podział obowiązków. Oprócz zidentyfikowania różnych procesów biznesowych, należy opracować trzy elementy, aby opracować wytyczne dotyczące zamówień: ustalić strukturę organizacyjną i role, wdrożyć kontrole księgowe oraz zdefiniować rozliczalność i odpowiedzialność za procesy zakupowe w organizacji.
Standardową metodyką stosowaną do opracowania wytycznych dotyczących zamówień jest utworzenie folderu plików dla wytycznych. W tym folderze plików utwórz osobny dla każdego z głównych procesów biznesowych. W miarę opracowywania wytycznych utwórz przewodniki po procesach dla różnych ról i działów zaangażowanych w proces. Dołącz sekcję dotyczącą raportów z nadzoru i zarządzania, a także dokument przepływu do przeglądu kierownictwa wyższego szczebla. Wszystkie wytyczne powinny zostać przejrzane i omówione z obszarami dotkniętymi skutkami oraz przedstawione do oceny wyższej kadrze kierowniczej. Po akceptacji wymagane jest przeszkolenie wszystkich użytkowników w celu wdrożenia wytycznych.
Pierwszym punktem do przeglądu są role i obowiązki różnych podmiotów w procesie udzielania zamówień. Zidentyfikuj kto, co, gdzie i dlaczego dla każdej transakcji i określ punkt lub działanie inicjujące. Na przykład, kiedy dział wymaga materiałów biurowych, kto jest odpowiedzialny za ten proces? Jak decydują, z którym dostawcą się skontaktować? Jaka jest maksymalna kwota, jaką mogą wydać i kto zatwierdza ten zakup? Te pytania są kluczowe dla opracowania wytycznych dotyczących zamówień.
Rachunkowość zapewnia standardową strukturę śledzenia i zarządzania wydatkami. Korzystanie z zapotrzebowań na zakup, zamówień zakupu, ofert, umów i innych narzędzi zamówień wpływa na funkcje księgowe. Typowe kontrole rachunkowe koncentrują się na zmniejszeniu ryzyka oszustwa, uzyskaniu najlepszej wartości dla dolara, otrzymywaniu wynegocjowanych cen i warunków oraz autoryzacji zatwierdzeń. Pozycjami tymi można zarządzać w systemie komputerowym, ale najpierw należy je zdefiniować w wytycznych dotyczących procesów biznesowych.
Odpowiedzialność i odpowiedzialność są głównym motorem zamówień. Większość organizacji koncentruje się na wartości zamówienia lub umowy zakupu w dolarach, ale może przeoczyć całkowitą kwotę wydaną na dany towar. Określenie odpowiedniego stanowiska odpowiedzialnego za negocjacje z dostawcą i przetwarzanie zamówień zakupu jest ważnym krokiem w wytycznych dotyczących zamówień.