Jak złożyć skargę do Better Business Bureau®?
Better Business Bureau® (BBB®) to amerykańska, krajowa prywatna korporacja złożona z mniejszych lokalnych stowarzyszeń, której celem jest prowadzenie akt dotyczących reputacji firm i pomoc w pogodzeniu sporów między klientami a firmami członkowskimi. Organizacja wyraźnie zwalnia się z pewnych kwestii, w tym skarg pracowników, zarzutów dyskryminacji lub potencjalnie związanych z procesami sądowymi i nadużyciami prawnymi lub medycznymi. Prawie każde małe miasteczko lub powiat ma Better Business Bureau®, a niektóre duże obszary metropolitalne oferują kilka. Skargi do Better Business Bureau® są łatwe do złożenia. Klient może zadzwonić do swojego lokalnego BBB® w celu wszczęcia reklamacji, napisać list skierowany zarówno do biur lokalnych, jak i krajowych lub złożyć skargę online za pośrednictwem krajowej strony internetowej organizacji.
Skargi telefoniczne do Better Business Bureau® inicjują proces reklamacyjny tylko w większości stowarzyszeń. Biura BBB® prześlą klientowi papierowy formularz reklamacyjny w celu zebrania szczegółów roszczenia przed rozpoczęciem procesu rozstrzygania sporu z danym biznesem. Formularz roszczenia można następnie zwrócić do biura Better Business Bureau® pocztą lub faksem. Informacje, które można uzyskać podczas wstępnego procesu raportowania telefonicznego, mogą obejmować nazwiska i numery telefoniczne przedstawicieli BBB®, niezależnie od tego, czy firma jest członkiem stowarzyszenia społeczności lokalnej oraz czy zgłoszono inne podobne lub niedawne skargi na firma.
Listy opisujące problemy klientów to kolejny sposób komunikowania skarg do Better Business Bureau® i często są traktowane poważniej niż rozmowy telefoniczne. Korespondencja reklamacyjna powinna wyjaśniać możliwie jak najdokładniej szczegóły reklamacji klienta i prosić o konkretne działanie ze strony firmy w celu rozwiązania sporu. Listy mogą być wysyłane pocztą lub faksem do biura BBB®, a także pomocne może być „DW” lub „Kopia” kopii tego listu do firmy, z którą klient ma spór. Zaletą napisania formalnego listu reklamacyjnego jest to, że klient ma kopię dokumentującą jego reklamację i swoje działania.
Najprostszym sposobem na złożenie skargi do Better Business Bureau® jest skorzystanie z Internetu za pośrednictwem krajowej strony internetowej. Metoda online prowadzi klienta krok po kroku poprzez wypełnienie formularza zawierającego charakter reklamacji, konkretną firmę będącą przedmiotem sporu, dane kontaktowe klienta oraz szczegóły dotyczące samej reklamacji. Składający reklamację klient powinien sporządzić kopię ostatecznego formularza reklamacyjnego oraz notatki dotyczące daty złożenia reklamacji online do agencji.