Jak poprawić przepływ pracy?
Poprawa przepływu pracy jest ważnym procesem, niezależnie od tego, czy dotyczy osoby czy organizacji. Udowodniono, że usprawniony przepływ pracy maksymalizuje wydajność, minimalizuje straty czasu i zasobów oraz poprawia morale. Sposób na usprawnienie przepływu pracy może być tak prosty, jak identyfikacja i eliminacja zmarnowanego czasu, lub tak złożony, jak badanie i zmiana całego procesu i / lub automatyzacja całości lub części. Bez względu na to, jak duże lub małe zadanie lub proces, warto poświęcić czas i wysiłek, aby podjąć kroki w celu poprawy przepływu pracy.
Pierwszym krokiem do poprawy przepływu pracy jest identyfikacja i eliminacja odpadów, a największym marnotrawstwem ze wszystkich jest czas. Współczesne miejsce pracy przyzwyczaiło się do poczty e-mail, komunikatorów internetowych i wiadomości tekstowych i jest od niej uzależnione. Te środki komunikacji miały na celu zaoszczędzenie czasu, ale mogą prowadzić do nadmiaru bezużytecznych informacji i marnowania czasu. Możesz usprawnić przepływ pracy, po prostu eliminując lub ograniczając komunikatory i SMS-y oraz ustawiając uzasadnione oczekiwania dotyczące wiadomości e-mail. Reagowanie na e-maile lub odpowiadanie na nie natychmiast po ich otrzymaniu może być stratą czasu. Ustawienie kilku razy w ciągu dnia poświęconego czytaniu wiadomości e-mail i odpowiadaniu na nie poprawi przepływ pracy i wydajność.
Te przerwy to tylko niektóre z wielu, które mogą zatrzymać przepływ pracy. Każde zadanie lub proces będzie postępować lepiej i dalej, z rozsądnym blokiem czasu poświęconym temu, zamiast próbować wykonać je małymi krokami. Przeznaczenie nawet 20 lub 30 minut na jedno zadanie lub proces pomoże ci poczynić znaczne kroki w celu zwiększenia wydajności i usprawnienia przepływu pracy. Skupienie się na określonym zadaniu przez stosunkowo krótki, ale nieprzerwany blok czasu może być jedną z najlepszych metod, które pomogą Ci poprawić przepływ pracy.
W przypadku bardziej skomplikowanych procedur i większych organizacji wymaga bardziej systematycznego podejścia w celu poprawy przepływu pracy. Procesy te polegają na rozbiciu przepływu pracy na małe, skończone kroki i analizie zadań związanych z każdym krokiem. Dwie najważniejsze zasady, które można następnie przypisać do każdego kroku, to odpowiedzialność i automatyzacja. Jedna osoba lub byt musi być całkowicie odpowiedzialny za osiągnięcie każdego kroku, co eliminuje wskazywanie palcami i zwlekanie.
Następna część dotyczy pytania, czy krok można zautomatyzować. Każda część procesu, która może być całkowicie zautomatyzowana, usuwając personel z równania, jest ważnym krokiem w kierunku poprawy przepływu pracy. Po przeanalizowaniu każdego kroku przypisano odpowiedzialność, a praca została zautomatyzowana tam, gdzie to możliwe, cały proces przepływu pracy zostanie znacznie ulepszony.
Kroki mające na celu poprawę przepływu pracy obejmują przede wszystkim zdrowy rozsądek i tradycyjne techniki zarządzania. Wyzwanie polega na podzieleniu przepływu pracy na możliwe do zarządzania kroki, a następnie udoskonaleniu każdego z nich. W ten sposób możesz wyeliminować marnotrawstwo, zmaksymalizować czas i wydajność oraz poprawić przepływ pracy.