Jak poprawić przepływ pracy?
Poprawa przepływu pracy jest ważnym procesem, niezależnie od tego, czy dotyczy to osoby, czy organizacji. Udowodniono, że ulepszony przepływ pracy zmaksymalizuje wydajność, minimalizuje odpady zarówno w czasie, jak i zasobach oraz poprawić morale. Sposób poprawy przepływu pracy może być tak prosty, jak identyfikacja i eliminowanie zmarnowanego czasu lub tak złożone, jak badanie i zmiana całego procesu i/lub automatyzacji całości lub jego części. Bez względu na to, jak duża lub mała praca lub proces, warto czas i wysiłek, aby podjąć kroki w celu poprawy przepływu pracy.
Pierwszym krokiem w celu poprawy przepływu pracy jest identyfikacja i eliminowanie odpadów, a największą stratą wszystkich jest czas. Współczesne miejsce pracy przyzwyczaiło się i zależało od wiadomości e -mail, komunikatów błyskawicznych i wysyłania SMS -ów. Te środki komunikacji miały zaoszczędzić czas, ale mogą prowadzić do nadmiaru bezużytecznych informacji i zmarnowanego czasu. Możesz poprawić przepływ pracy, po prostu eliminując lub ograniczając wiadomości błyskawiczne i wysyłanie SMS -ów oraz ustalając rozsądne oczekiwania na e -mail. Reagowanie na e -maile lub reagowanie na e -maile, gdy tylko wejdą, może być marnotrawstwem czasu. Ustawienie kilkakrotnie w ciągu dnia, które jest poświęcone czytaniu i odpowiadaniu na e -maile, poprawi Twój przepływ pracy i wydajność.
Te przerwy to tylko kilka z wielu, które mogą zatrzymać przepływ pracy. Każde zadanie lub proces będzie działać lepiej i dalej z rozsądnym blokiem czasu poświęconym temu, zamiast próbować wykonać to w niewielkich przyrostach. Odłożenie nawet 20 lub 30 minut na poświęcenie na jedno zadanie lub proces pomoże Koncentracja na konkretnym zadaniu dla stosunkowo krótkiego, ale nieprzerwanego bloku czasu może być jedną z najlepszych metod, które pomogą Ci poprawić przepływ pracy.
W przypadku bardziej skomplikowanych procedur i większych organizacji wymaga bardziej systematycznego podejścia do poprawy przepływu pracy. Procesy te wymagają przerwyprzepływ pracy w małe, skończone kroki i analizowanie zadań związanych z każdym krokiem. Dwie najważniejsze zasady, które można następnie przypisać do każdego etapu, są odpowiedzialność i automatyzacja. Jedna osoba lub podmiot musi być całkowicie odpowiedzialny za osiągnięcie każdego kroku, co eliminuje wskazanie palców i zwlekanie.
Następna część pyta, czy krok można zautomatyzować. Każda część procesu, która może być całkowicie zautomatyzowana, zabierając personel z równania, jest głównym krokiem w kierunku poprawy przepływu pracy. Po przeanalizowaniu każdego etapu przypisano odpowiedzialność, a prace zostały zautomatyzowane tam, gdzie to możliwe, cały proces przepływu pracy zostanie znacznie ulepszony.
Kroki w celu poprawy przepływu pracy obejmują głównie zdrowy rozsądek i tradycyjne techniki zarządzania. Wyzwanie polega na podzieleniu przepływu pracy na możliwe do zarządzania kroki, a następnie poprawę każdego z zaangażowanych kroków. W ten sposób możesz wyeliminować odpady, zmaksymalizować czas i wydajność oraz ulepszyćE Workflow.