Jak zrobić diagram procesu biznesowego?
Schemat procesu biznesowego wizualnie przedstawia procesy biznesowe krok po kroku w celu ich ulepszenia i może być stworzony przez dowolną organizację dla dowolnego procesu. Diagramy procesów różnią się złożonością i formatem, dlatego format, zakres i poziom szczegółowości należy ustalić przed rozpoczęciem tworzenia. Po ustawieniu parametrów sekwencyjne etapy procesu można dokumentować graficznie, a następnie analizować. Diagramy można tworzyć przy użyciu różnych technik, karteczek, papieru lub specjalistycznego oprogramowania komputerowego. Często małe zespoły ludzi tworzą diagramy, aby zapewnić ich dokładność.
Zdefiniowanie zakresu i granic diagramu procesu biznesowego obejmuje zrozumienie danych wejściowych, interakcji i wyników wybranego procesu. Bardzo złożone procesy lub procesy występujące na wielu poziomach organizacyjnych mogą wymagać podziału na wiele diagramów. Wstępne rozważenie, które procesy do wykreślenia i ich zakresy mogą zapewnić, że korzyści przewyższą koszty tworzenia.
Bez względu na poziom szczegółowości diagram procesów biznesowych jest tak samo korzystny, jak informacje, które się w nim znajdują. Mapowanie zespołów z członkami z różnych etapów procesu może zatem dostarczyć cennych informacji, których może pominąć pojedynczy twórca. Pomimo wielkości procesu lub liczby zaangażowanych pracowników zespoły powinny pozostać na tyle małe, aby można było nimi zarządzać.
Schemat procesu biznesowego można utworzyć na papierze, z karteczkami lub za pomocą programów komputerowych i specjalistycznego oprogramowania do procesów biznesowych. Korzyści z pracy z papierowymi lub karteczkami to szybkość tworzenia, krótszy czas edukacji i łatwość manipulacji. Skomputeryzowane tworzenie diagramów obejmuje dłuższy proces edukacyjny, ale wydłuża żywotność, ułatwia przesyłanie informacji i może być podłączony bezpośrednio do oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi.
Kolejny aspekt formatowania obejmuje wybór notacji modelowania. Notacja modelowania procesów biznesowych, utworzona przez Inicjatywę zarządzania procesami biznesowymi, jest przykładem znormalizowanego systemu notacji graficznych dla diagramów procesów. Standaryzowane systemy notacji mogą ułatwiać międzywydziałową lub między firmową komunikacją diagramu po zakończeniu. Na przykład Notacja Modelowania Procesów Biznesowych wykorzystuje prostokąty do reprezentowania działań, diamenty do reprezentowania decyzji oraz różne strzałki do pokazywania sekwencji. Istnieją jednak inne formy znormalizowanego zapisu; notację można również improwizować.
Po wybraniu zespołu zakresu, formatu i mapowania etapy procesu można przedstawić graficznie w celu uzupełnienia schematu. Burza mózgów na różnych etapach procesu z zespołem mapującym jest jednym ze sposobów na uzupełnienie dokumentacji. Trzymanie się wybranych standardów notacji na tym etapie może również pomóc w usprawnieniu tworzenia. Poziom szczegółowości wymagany na mapie procesu będzie dyktował wymagane informacje na każdym etapie, które mogą obejmować opóźnienia, wrażenia klientów i wpływy zewnętrzne.
Wiele szkiców i przeglądów diagramu procesu może zapewnić, że wszystkie kroki zostały udokumentowane. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest przejście procesu w czasie rzeczywistym z zespołem zajmującym się tworzeniem map. Jeśli proces uniemożliwi to, ocenę można uzyskać, dystrybuując kopie diagramu procesu biznesowego wśród członków zespołu lub pracowników. Uzupełnienie diagramu procesu biznesowego zapewnia użytkownikom wizualizację procesu biznesowego od początku do końca, co może pomóc w zarządzaniu procesami biznesowymi i ich optymalizacji.