Jak monitorować aktywność pracowników w Internecie?
Wiele firm dzisiaj polega w dużej mierze na wykorzystaniu zasobów internetowych w ramach swojej działalności biznesowej. Przedstawiciele działu obsługi klienta używają Internetu do badania istniejących klientów, a czasem do korzystania z narzędzi online, takich jak konferencje internetowe, w celu zapewnienia szkoleń lub informacji dla klientów. Sprzedawcy korzystają z Internetu, aby znaleźć i zakwalifikować potencjalnych klientów oraz przeprowadzić pokazy różnych rodzajów usług. Przy tak wielu zadaniach wymagających dostępu do Internetu pracodawcy słusznie chcą mieć pewność, że pracownicy korzystają z Internetu do pracy, a nie do innych celów. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego jest użycie oprogramowania monitorującego do monitorowania aktywności pracowników w Internecie, która jest generowana na każdym stanowisku roboczym w sieci firmowej.
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele programów, które umożliwiają pracodawcom monitorowanie aktywności pracowników w Internecie. Jedno z bardziej uproszczonych podejść polega na użyciu oprogramowania, które rejestruje naciśnięcia klawiszy wprowadzane w celu wyszukiwania online lub wprowadzania tekstu w polach w szablonie strony internetowej. Jedną z zalet przechwytywania naciśnięć klawiszy jest to, że można zrekonstruować, w jaki sposób pracownik trafił na określoną stronę w danej witrynie internetowej. Na przykład, jeśli analiza naciśnięcia klawisza pokazuje, że pracownik wprowadził zapytanie do przeglądarki, które zawierało coś, co wydawało się być niewinnym ciągiem słów, ale potem trafia na witrynę dla dorosłych o nazwie zawierającej te słowa, to przynajmniej możliwość, że wizyta na stronie niezwiązanej z biznesem była wypadkiem. Natomiast jeśli pracownik wprowadzi naciśnięcia klawiszy określające dokładny adres URL witryny niezwiązanej z pracą, można stwierdzić, że działanie było zamierzone.
Oprogramowanie, które rejestruje czas spędzony w witrynie, może być również ważne, gdy pracodawca chce monitorować aktywność pracowników w Internecie. Może to pomóc pracodawcy lepiej zrozumieć, czy pracownik sprawdza osobiste konta e-mail podczas przerw lub w porze lunchu, czy też spędza nadmiernie dużo czasu pracy na sprawach osobistych. Chociaż większość pracodawców toleruje wykorzystywanie firmowych zasobów internetowych do szybkich kontroli raz lub dwa razy dziennie, znaczna część czasu poświęcana na wyszukiwanie w Internecie niezwiązane z pracą i korzystanie z nich może stanowić podstawę do podjęcia działań dyscyplinarnych.
Istnieją nawet niektóre pakiety oprogramowania zaprojektowane do monitorowania aktywności pracowników w Internecie i przechwytywania obrazów stron, które pracownik przeglądał. Może to być szczególnie pomocne, ponieważ ułatwia ustalenie, czy pracownik odwiedził witrynę, aby przeczytać komentarze na temat produktu klienta lub jakiegoś newsa związanego z projektem badawczym. Ten rodzaj możliwości widoku sprawi również, że surfowanie będzie miało charakter osobisty, a nie zawodowy.