Jak przeprowadzić audyt zapasów?
Przeprowadzenie audytu zapasów jest procesem długotrwałym, szczególnie w dużych sklepach detalicznych i magazynach, ale nie jest to trudna procedura. Audytor zaczyna od spojrzenia na wcześniejsze zapisy zliczania zapasów, aby wiedzieć, ile zapasów powinno być w sklepie lub magazynie. Następnie audytor sprawdza wszelkie dokumenty, które wpłyną negatywnie na ogólny stan zapasów. Audytor następnie odwiedza sklep lub magazyn i przeprowadza kontrolę zapasów za pomocą urządzenia podręcznego, które weryfikuje i liczy produkt. Oprócz liczenia zapasów audytor sprawdza również ceny, aby upewnić się, że żaden produkt nie jest sprzedawany po niedokładnej cenie.
Magazyny i sklepy prowadzą rejestr wszystkich ruchów produktów. Zapisy te wyszczególniają, ile produktu zostało zakupione, kiedy zostało dostarczone i ile zostało sprzedane. Aby dowiedzieć się, ile produktów powinno znajdować się w sklepie lub magazynie oraz zrozumieć praktykę zamawiania w przedsiębiorstwie, audytor magazynu przejrzy dokumenty z ostatnich kilku miesięcy, być może z ubiegłego roku, przed przeprowadzeniem audytu. Pomaga to audytorowi uważać na podejrzane praktyki zamawiania i rozumieć trendy dotyczące zamówień w sklepie lub magazynie.
Wraz z zamówieniem zwykle znajdują się dokumenty, które wyszczególniają nie związane ze sprzedażą wycofania z zapasów. Dokumenty te liczą liczbę kradzieży, wadliwych produktów, zwrotów, których nie można odłożyć z powrotem na półkę, i wszystko, co pozostawia przedmiot niewymienialny lub poza sklepem. Aby poprawnie przeprowadzić audyt zapasów, audytor musi znać te informacje, aby mógł poznać prawidłową ilość produktu w sklepie lub magazynie.
Rzeczywisty audyt zapasów ma miejsce, gdy audytor fizycznie idzie do sklepu lub magazynu i sprawdza każdy produkt, często za pomocą skanera ręcznego. Każdy produkt lub skrzynka jest skanowana, skaner pobierze kod kreskowy produktu i będzie śledził liczbę tego konkretnego przedmiotu w sklepie. Liczba ta jest porównywana z dokumentami zamówienia i sprzedaży, aby mieć pewność, że sklep ma odpowiednią ilość produktów. Jeśli nie ma wystarczającej ilości produktów, audytor zwykle będzie musiał zbadać, aby dowiedzieć się, co spowodowało brak równowagi.
Wraz z liczbą produktów audyt zapasów sprawdza również prawidłowe ceny. Ręczny skaner zwykle podaje prawidłową cenę przedmiotu, a audytor może sprawdzić etykietę przedmiotu, aby upewnić się, że nic nie jest sprzedawane za wysoko lub za nisko. Pomaga to sieci koordynować sprzedaż i zapewnia, że firma jako całość osiąga optymalne zyski.