Jak przygotować się do audytu płac?
Właściwe przygotowanie do audytu płac obejmuje dogłębne zrozumienie, na czym polega przegląd, i wiele razy obejmuje uzyskanie porady prawnej. Obejmuje również pracodawców identyfikujących każdą osobę, która świadczyła dla nich usługi, i klasyfikuje te osoby do statusu pracownika lub osoby niebędącej pracownikiem. Aby uniknąć konsekwencji prawnych, ważne jest, aby wszyscy pracodawcy byli na bieżąco z procesami płacowymi, które obejmują ciągłe porównywanie raportów płacowych z księgami głównymi, a także przegląd uzgodnień bankowych. Wielu pracodawców boryka się z konsekwencjami audytu płac, ponieważ nie ma odpowiedniej dokumentacji dla pracowników, którzy pełnią więcej niż jedną rolę, dlatego ważne jest, aby pracodawcy rozumieli granice separacji i legalności.
Istnieje kilka powodów, dla których może wystąpić audyt listy płac, a wiele firm rozpoczyna przygotowania od znalezienia i zachowania porady prawnej. Podczas audytu płac podmiot zewnętrzny informuje firmę, że audyt ma się odbyć. W ten sposób zapewnia się firmie kontrolowanej czas na przygotowanie. Radca prawny pomaga firmom zrozumieć, jakie dokumenty powinny, a nie powinny zostać przekazane stronie trzeciej przeprowadzającej audyt.
Ponieważ część audytu płac obejmuje pracodawcę dostarczającego dokumentację na temat każdego z jego pracowników, ważne jest zrozumienie prawdziwej definicji pracownika. Za pracownika uważa się kogoś, kto świadczył usługi dla firmy; jednak w niektórych przypadkach istnieją luki prawne, które pozwalają pracodawcy nie rozpoznać osoby jako pracownika. Obejmuje to sytuacje, gdy dana osoba prowadzi działalność dla siebie lub tych, którzy są sprzedawcami bezpośrednimi.
Ważne jest również, aby pracodawcy rozumieli, jak klasyfikować pracowników, którzy pełnią więcej niż jedną rolę zawodową. W takim przypadku pracodawcy muszą posiadać dokumentację, która dokładnie rejestruje liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika w każdej roli. Jeśli dokumentacja nie jest utrzymywana, wówczas łączne wynagrodzenie każdego pracownika jest naliczane zgodnie z jego rolą zawodową, która ma najwyższą ocenę.
Podmiot przeprowadzający audyt będzie również chciał upewnić się, że kontrolowana firma ma raporty płac, które są zgodne z jej księgami głównymi. Aby przygotować się do tej części audytu płac, firmy powinny zawsze porównywać koszty wynagrodzeń brutto, kwoty czeków netto i wszelkie podatki potrącane z czeków pracowniczych ze wszystkimi liczbami w księgach głównych. Ponadto, aby pomóc w przygotowaniu audytu, warto porównać zarówno raporty płac, jak i księgi główne z uzgodnieniami bankowymi. Porównanie wszystkich tych liczb pomaga pracodawcy upewnić się, że nie występują żadne zmiany w czekach pracownika.