Jak zapobiegać malwersacjom pracowników?
Defraudacja pracownika następuje, gdy pracownik kradnie powierzone mu środki od swojego pracodawcy. To powszechne przestępstwo jest często trudne do wykrycia, ponieważ wielu malwersantów bardzo ciężko pracuje, aby zatrzeć ślady. W celu ograniczenia możliwości defraudacji pracowników konieczne jest zastosowanie starannego planu bezpieczeństwa z wieloma zabezpieczeniami.
Zapobieganie defraudacji pracowników rozpoczyna się w biurze wywiadu. Jeśli potencjalny pracodawca lubi życiorys i osobowość wnioskodawcy, nie może zadawać sobie trudu, aby sprawdzić referencje lub przeprowadzić kontrolę przeszłości dowolnego rodzaju. Ponieważ defraudatorzy zwykle zostawiają podejrzany szlak od pracy do pracy, bardzo ważne jest, aby wszyscy potencjalni nowi pracownicy posiadali referencje, które mogą przemawiać o uczciwości wnioskodawcy. Na stanowiskach, w których pracownik będzie miał dostęp do kas fiskalnych, depozytów lub innych funduszy, rozsądne może być również przeprowadzenie rutynowych kontroli wszystkich potencjalnych pracowników w celu sprawdzenia, czy w przeszłości istniała działalność przestępcza.
Chociaż rozsądne badania w tle mogą pomóc wyeliminować pewien potencjał defraudacji pracowników, nie mogą całkowicie wyeliminować ryzyka. Aby jeszcze bardziej zmniejszyć ryzyko kradzieży wewnętrznej, konieczne jest stworzenie skrupulatnego systemu bezpieczeństwa, który eliminuje większość okazji do defraudacji. Żaden pracownik nie powinien mieć dostępu do wszystkich funduszy, a jeśli to możliwe, wszystkie sprawozdania finansowe i depozyty powinny wymagać co najmniej dwóch pracowników do niezależnej oceny i podpisania dokumentacji.
Audyty wewnętrzne mogą być dobrym sposobem na ograniczenie ryzyka defraudacji pracowników. Przeprowadzanie kwartalnego audytu w niezależnej firmie może szybko ujawnić wszelkie oznaki sprzeniewierzenia lub brakujących funduszy. Niektórzy eksperci zalecają, aby audyty były losowe, a nie ściśle określone, ponieważ defraudator może być w stanie zatrzeć ślady, jeśli wie, że audyt zaplanowano wcześniej. Zaletą audytu wewnętrznego może być również wskazanie luk w wewnętrznym systemie bezpieczeństwa lub problemów z wydajnością działu, więc regularna polityka audytu może być korzystna dla firmy na wiele sposobów.
Chociaż ostrożność i bezpieczeństwo są ważnymi kwestiami, kroki podjęte w celu wyeliminowania defraudacji pracowników mogą przynieść odwrót, jeśli pracownicy zostaną niesłusznie oskarżeni lub czują się naruszeni, szpiegowani lub lekceważeni przez zasady bezpieczeństwa. Nakładanie ekstremalnych środków, takich jak ciągły nadzór kamery lub kłamanie na temat zasad bezpieczeństwa w celu „złapania” złodziei, może zniszczyć morale i zaufanie pracowników oraz doprowadzić do bardzo nieprzyjemnego środowiska pracy. Jeśli pracownicy odczuwają wrogość wobec firmy z powodu nieuczciwych lub lekceważących zachowań, mogą mieć większą motywację do popełniania przestępstw lub nie zgłaszania podejrzanych działań przez innego pracownika.