Jak skonfigurować Front Office?
Możesz założyć biuro dla swojej firmy, zabezpieczając obiekty, zatrudniając personel i przygotowując systemy do komunikacji z publicznością. Alternatywnie możesz zatrudnić firmę, która oferuje wcześniej ustalone rozwiązanie biurowe lub zlecić część komponentu personalnego firmom na całym świecie. Projektowanie i zarządzanie biurem to klucz do sukcesu każdej firmy. Wdrożenie interfejsu publicznego odzwierciedla jego filozofię obsługi klienta i ostatecznie określa lojalność klientów. Wyzwaniem kierownictwa jest obniżenie kosztów przy jednoczesnym utrzymaniu zadowolenia klientów i budowaniu przewagi konkurencyjnej.
Biuro firmy składa się ze wszystkich działów, które mają bezpośredni kontakt z opinią publiczną. Działy te obejmują recepcję, obsługę i sprzedaż. Zazwyczaj nowa firma będzie miała skromne potrzeby i może potrzebować jedynie miejsca do spotkania się z klientami lub klientami i odpowiedniego wyposażenia. Następnie zatrudnia pracowników do odbierania telefonów, obsługi klienta i sprzedaży. Wreszcie ustanawia systemy zapewniające płynny przebieg procesu.
Na początkowych etapach rozwoju działalności front office może z konieczności dzielić tyle samo miejsca i zasobów, co back office. Back office to wszystkie części biznesu, których społeczeństwo nigdy nie widzi. Firmy produkcyjne, które muszą założyć zaplecze do produkcji produktu, są bardziej zainteresowane początkowo zapleczem, podczas gdy firmy konsultingowe i firmy zorientowane na usługi rosną i spadają na swoich public relations. Wraz z rozwojem firmy i posiadaniem zasobów do ustanowienia oddzielnych obiektów dla każdego działu, konfiguracja operacji biurowych polega na wyposażeniu każdego działu, który zawiera umowę ze społeczeństwem, w filozofię obsługi klienta oraz pracowników i sprzętu w celu zapewnienia spójnej firmy Twarz.
Alternatywą do założenia własnego biura, szczególnie w fazie rozruchu, jest zatrudnienie firmy konsultingowej, która się nim zajmie. Są firmy, które świadczą usługi pakietowe dla innych firm. Ten rodzaj usługodawcy biznesowego będzie prowadził centralne biuro z recepcją, salami konferencyjnymi, biurami, sprzętem, gościnnością i wszystkim innym, co firma będzie musiała spotkać z klientem. Za zryczałtowaną opłatą przypisuje firmie klienta numer telefonu i adres pocztowy. Obsługuje odbiór telefoniczny i osobisty, przetwarza pocztę dla firmy i pozwala pracownikom firmy na korzystanie z urządzeń w celu spotkania się z klientami w razie potrzeby.
Dojrzałe firmy mają kolejną opcję konfigurowania operacji front office. Outsourcing części do krajów zamorskich o niższych kosztach pracy, takich jak Indie, stał się popularnym sposobem ograniczania wydatków. Obsługa klienta przez telefon to jeden dział, który jest często zlecany na zewnątrz. Wiele firm zleciło części swoich działów sprzedaży, zwłaszcza połączenia na zimno i początkowe kontakty. W takich przypadkach firma nadal utrzymuje obecność w biurze, ale kluczowe usługi są zlecane stronom trzecim.