Czym są usługi odpowiadania?

Wiele firm i organizacji nawiązało relacje miłosne / nienawiści ze swoimi usługami telefonicznymi. Zapewnienie publicznego dostępu do telefonu może spowodować zwiększenie sprzedaży lub efektywną komunikację z klientami, ale oznacza również dodanie dobrze wyszkolonych pracowników do obsługi dodatkowego obciążenia pracą. Firma może nie być w stanie prowadzić 24/7, ale firma telefoniczna nigdy nie śpi. W tym miejscu usługi sekretarskie wypełniają istotną niszę w biznesie.

Usługi wczesnego odpowiadania koncentrowały się głównie na przyjmowaniu wiadomości dla klientów po normalnych godzinach pracy lub podczas wakacji. Na przykład lekarz lub prawnik może zatrudnić sekretarki do obsługi połączeń alarmowych w weekend. Tacy dostawcy usług odbierania będą odbierać przeniesione połączenia z linii biznesowej klienta i zwykle ustalają swoje ograniczenia jako dozorcy. Ważne połączenia można załatać na kontaktowy numer telefonu, ale innym zaleca się, aby zadzwonić do klienta bezpośrednio po jego powrocie do biura.

Teraz, gdy usługi telekomunikacyjne dla firm stały się tak zaawansowane, rola usług odpowiadających również się zmieniła. Firmy mogą teraz „sprzedawać” większość swoich rutynowych połączeń przychodzących do profesjonalnych recepcjonistów telefonicznych przeszkolonych w zakresie rozumienia ich systemu. Wezwania o referencje zatrudnienia można na przykład obsłużyć, odpowiadając na usługi z dostępem do rejestrów zasobów ludzkich. Zamówienia sprzedaży po godzinach można również przyjmować za pośrednictwem dostosowanego programu komputerowego z określonymi informacjami katalogowymi.

Usługi odpowiadania mogą również pomóc mniejszym firmom wydawać się większym. Personel firmy oferującej usługi sekretarskie często może być wymieniony jako współpracownik firmy klienta. Zamiast zatrudniać dodatkowych przedstawicieli handlowych lub recepcjonistów, mniejsza firma może zasugerować, aby dzwoniący poprosili o „Sheila lub Bill” pod wcześniej ustalonym bezpłatnym numerem. Klienci mogą nigdy nie zdawać sobie sprawy, że Sheila i Bill faktycznie pracują dla firmy świadczącej usługi sekretarskie. Niektóre firmy usługowe będą nawet szkolić pracowników, aby stali się aktywnymi przedstawicielami handlowymi telefonów dla swoich klientów.

Usługi sekretarskie różnią się znacznie ceną i elastycznością. Podstawowa usługa odbierania telefonów może kosztować tylko kilka dolarów miesięcznie, ale rozmowy telefoniczne mogą być realizowane przez osoby niezaznajomione z potrzebami konkretnego klienta. Profesjonalne usługi sekretarskie mogą zazwyczaj dostosować swoje plany do potrzeb klienta. Mogą być zaangażowane niektóre płatne sesje szkoleniowe, zanim wyznaczeni pracownicy będą mogli przejąć linie telefoniczne. Wyższe usługi sekretarskie mogą zapewnić wszystko, od wysyłania wiadomości przez telefon, wysyłanie po sprzedaż telefoniczną. Ci usługodawcy mocno reklamują się w magazynach branżowych i Internecie. Niektórzy mogą pobierać znaczne opłaty za rozpoczęcie, podczas gdy inni oferują stałą miesięczną stawkę za bezpłatny numer i usługi swoich pracowników.