Jakie są wymagania dotyczące oferty?
Proces licytacji obejmuje osobę lub firmę proszącą dostawców o przedstawienie ceny projektu. Wymagania ofertowe, często nazywane specyfikacjami ofert, to wszystkie wymagania, które sprzedawca musi wziąć pod uwagę przy tworzeniu swojej oferty. Może to obejmować specyfikacje, takie jak materiały, ramy czasowe, kwalifikacje pracowników i inne. Wymagania dotyczące oferty powinny być jasno określone w zapytaniu ofertowym i należy je powtórzyć w ostatecznej umowie podpisanej przez obie strony. Termin ten może być również używany w odniesieniu do wszystkich informacji, które muszą pojawić się w pakiecie ofertowym dostawcy, w tym dowodu posiadania dokumentów ubezpieczeniowych, danych kontaktowych i ratingów kredytowych.
Wymagania dotyczące ofert mają na celu zapewnienie, że wszystkie otrzymane ceny dotyczą tej samej pracy. Na przykład, jeśli dostawcy zostaną poproszeni tylko o wycenę pomalowania nowego budynku biurowego, każdy sprzedawca może założyć inną liczbę pokoi, wybierze własną farbę, przyjmie założenia, ile kolorów należy użyć, i może wyznaczyć własną linię czasu. Może to spowodować, że ceny nie będą mogły być właściwie porównane i nie odzwierciedlają tak naprawdę tego, czego chce klient.
W takim przypadku wymagania dotyczące oferty określałyby ramy czasowe, w których praca musi zostać zakończona, powierzchnia, która ma zostać pokryta, oraz liczbę kolorów, które należy zastosować. Wymagania mogą dodatkowo określać, czy należy uwzględnić prace wykończeniowe, jaką markę i połysk farby należy zastosować, czy ściany muszą być zagruntowane, a także materiał, z którego wykonane są ściany. Dzięki temu każdy potencjalny kontrahent może licytować dokładnie według tych samych specyfikacji, aby ceny naprawdę odzwierciedlały potrzeby klienta.
Inne typy specyfikacji są również często uwzględniane w wymaganiach dotyczących ofert. Na przykład firma może wymagać od wszystkich dostawców posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej i odszkodowań pracowniczych. Niektóre firmy, zwłaszcza te obsługiwane lub regulowane przez agencję rządową, mogą wymagać, aby pewna część każdej oferty była realizowana przez spółki należące do mniejszości lub kobiet lub aby materiały spełniały określone normy środowiskowe.
Dostawcy odpowiadający na zapytanie ofertowe muszą wskazać każdy obszar, w którym nie spełnili wymagań oferty, i mogą przedstawić jedną ofertę spełniającą wymagania wraz z alternatywną opcją. Zazwyczaj mądrze jest wyjaśnić, dlaczego i podać, co sprzedawca zamierza zamiast tego zrobić. Na przykład firma może określić konkretną markę farby. Jeśli jednak sprzedawca ma zniżkę na markę, którą można udowodnić, że jest porównywalna, może licytować zlecenie zgodnie z oryginalną specyfikacją, a także dostarczyć drugą ofertę, która pokazuje możliwe oszczędności kosztów poprzez zmianę marki.