Jakie są zgodne dokumenty?

Zgodne dokumenty są zgodne z warunkami związanymi z akredytywą, co pozwala bankowi zwolnić płatność na rzecz sprzedawcy w imieniu kupującego. Akredytywy są wykorzystywane w transakcjach handlowych, szczególnie na arenie międzynarodowej, w celu ułatwienia przepływu funduszy i zapewnienia pewnej ochrony obu zaangażowanym stronom. Zgodnie z warunkami, gdy sprzedawca wysyła towary do kupującego i przygotowuje dokumentację, może on zostać przedstawiony bankowi do zapłaty. Bank sprawdza te dokumenty, aby ustalić, czy są one zgodne, i zwalnia płatność.

Proces ten rozpoczyna się od umowy między kupującym a sprzedającym, która będzie zawierać szczegółowy opis sprzedawanych towarów. Jest to wykorzystywane do generowania akredytywy, więc bank ma coś do porównania z dokumentami przedstawionymi przez sprzedającego. Po skompletowaniu dokumentacja musi być kompletna i musi pasować do opisu zamówienia przekazanego bankowi przez kupującego. Rozbieżności mogą spowodować odrzucenie i brak zapłaty dla sprzedającego.

Banki zwykle bardzo ostrożnie sprawdzają dokumentację, ponieważ chcą dać kupującemu gwarancję, że płatność nie zostanie wydana za błędną przesyłkę. Może to czasami powodować odrzucenia z względnie drobnych powodów. Na przykład zamówienie tekstylne może opisywać kolor tkaniny jako „łosoś” w dokumentach wysyłanych do banku, a sprzedawca określa go jako „różowy”. Bank może zdecydować, że zamówienie nie jest już zgodne, i wstrzyma płatność.

Zanim sprzedający prześlą pakiet informacji do banku, mogą sprawdzić rozbieżności, które mogą spowodować odrzucenie płatności przez bank. Dokumenty zgodne powinny dokładnie i poprawnie opisywać przesyłkę, bez fałszerstw. Sprzedawcy mogą zapoznać się z oryginalną umową sprzedaży, aby upewnić się, że wysyłają to, o co prosił kupujący, i sprawdzić małe warianty, które mogą powodować problemy z przetwarzaniem płatności. Jeśli bank zdecyduje, że sprzedawca nie dostarczył zgodnych dokumentów, konieczne będzie ponowne przetworzenie transakcji.

Termin „zgodne dokumenty” jest także używany na kilka innych sposobów. Podróżni muszą przechowywać dokumenty zgodne z przepisami, na przykład dotyczące przekraczania granic, ze wszystkimi niezbędnymi funkcjami do przejścia kontroli celnej. Mogą to być wyraźne zdjęcia, szczegółowe informacje demograficzne oraz odpowiednie znaczki i potwierdzenia. Dokumenty mogą również wymagać zgodności z kodeksami i protokołami ustanowionymi przez agencję, aby zostać zaakceptowanymi w przypadku działań takich jak ubieganie się o dotacje.