Co to są usługi konferencyjne?
Usługi konferencyjne obejmują rezerwację konferencji, spotkań lub innych wydarzeń, a także planowanie i świadczenie usług niezbędnych do powodzenia tych wydarzeń. Usługi konferencyjne są również powszechnie określane jako zarządzanie spotkaniami, zarządzanie wydarzeniami, planowanie wydarzeń lub marketing wydarzeń. Menedżerowie usług konferencyjnych nazywani są również planistami spotkań lub wydarzeń. Usługi konferencyjne różnią się w zależności od wydarzenia, ale zazwyczaj obejmują budżetowanie, zakwaterowanie, wyżywienie oraz sprzęt audiowizualny i wsparcie.
Istnieją dwie szerokie kategorie usług konferencyjnych: te zarządzane przez wewnętrznych planistów spotkań oraz te zarządzane przez zewnętrznych planistów. Wewnętrzni planiści spotkań są pracownikami obiektu organizującego wydarzenie. Zwykle osoba kontaktowa w grupie, członek grupy, który jest odpowiedzialny za dokonanie wszelkich niezbędnych ustaleń, z góry decyduje, z którego obiektu skorzystać, i kontaktuje się bezpośrednio z właścicielami. Menedżer usług konferencyjnych jest następnie przypisywany z tego obiektu. Firmy zewnętrzne lub zewnętrzne są zatrudniane, gdy grupa nie ma wybranej witryny. Osoba kontaktowa grupy dostarczy listę wymagań, a firma świadcząca usługi konferencyjne zacznie sugerować odpowiednie udogodnienia i będzie działać jako pośrednik między grupą a obiektami.
Usługi konferencyjne wymagane na każde wydarzenie obejmują zakwaterowanie i wyżywienie. Z tego powodu konferencje często są prowadzone przez hotele z zapleczem konferencyjnym. Obejmują one zwykle duże i małe sale konferencyjne, pracownie komputerowe, salę balową oraz funkcje audiowizualne dla mówców lub prezentacji. Posiłki są zazwyczaj obsługiwane przez własny dział żywności i napojów w obiekcie. Wszystkie te usługi konferencyjne są zarządzane przez personel na miejscu i koordynowane przez kierownika usług konferencyjnych, który dokonuje wszelkich niezbędnych ustaleń, gdy zostanie poinformowany przez grupę o ich potrzebach.
Zewnętrzni menedżerowie usług konferencyjnych oferują sugestie dotyczące miejsca konferencji, a następnie koordynują wszystkie dodatkowe usługi, jeśli nie są oferowane przez ten obiekt, takie jak catering i rezerwacje hoteli. Ten rodzaj planowania konferencji jest powszechny w przypadku grup zbyt dużych, aby pomieścić je w jednym hotelu lub dla grup, które chcą, aby strona trzecia pomogła im wynegocjować najlepszą stawkę. Usługi konferencyjne obejmują również planowanie wszelkich zajęć rekreacyjnych, jakich grupa może sobie życzyć podczas pobytu.
Wyboru obiektu konferencyjnego najlepiej dokonać poprzez zbadanie potrzeb grupy i tego, co chcą osiągnąć podczas imprezy. Typowe konferencje obejmują targi, programy szkoleniowe firmy lub coroczne ceremonie wręczenia nagród. Wielu planistów usług konferencyjnych w hotelach planuje również wesela lub małe imprezy rodzinne. Zatrudnianie specjalistów ds. Usług konferencyjnych ma na celu zaspokojenie wszystkich potrzeb grupy i sprawne przeprowadzenie imprezy bez martwienia się o szczegóły.