Jakie są zarządzane usługi drukowania?

Zarządzane usługi drukowania dotyczą outsourcingu drukowania dokumentów lub outsourcingu maszyn do drukowania dokumentów. Można to zorganizować na wiele sposobów, w tym drukowanie poza miejscem instalacji, scentralizowany obszar drukowania na miejscu, kilka zdecentralizowanych obszarów na miejscu lub kombinacja dwóch ostatnich. Korzyści z zarządzanych usług drukowania obejmują zmniejszenie siły roboczej pracowników i niższe koszty.

Kiedy większość ludzi myśli o zarządzanych usługach drukowania, maszyny, które przychodzą na myśl przede wszystkim, to kopiarki i drukarki, ponieważ są to narzędzia najczęściej używane do tworzenia drukowanych dokumentów. W zależności od wielkości organizacji może potrzebować jednej lub wielu drukarek i może potrzebować tych jednostek do drukowania w kolorze lub czerni i bieli. To samo dotyczy kopiarek. W niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem dla firmy mogą być urządzenia dwufunkcyjne, a nawet wielofunkcyjne, które zawierają opcje takie jak skanowanie lub faksowanie.

Zakup tych maszyn może być bardzo drogi. W przypadku niektórych firm dzierżawa potrzebnych maszyn drukujących jest bardziej opłacalna. Kilka firm oferuje tego rodzaju usługi po różnych stawkach.

Niezależnie od tego, czy firma jest właścicielem, czy wynajmuje maszyny, kopiarki i drukarki będą nadal wymagać regularnej obsługi, aby mogły działać, a także może potrzebować pomocy w nagłych wypadkach w przypadku określonych awarii lub incydentów. Wiele z tych samych firm, które oferują umowy najmu, oferuje również tego rodzaju usługi na podstawie umowy rocznej lub wieloletniej. Takie umowy mogą obejmować dostawę określonej liczby kaset z tonerem na okres i prawdopodobnie będą obejmować określoną liczbę połączeń z incydentami, a także regularne spotkania serwisowe.

Wykorzystanie takich usług służy kilku celom. Koszty usługi wynikające z umowy są zwykle znacznie niższe od stawek naliczanych za pojedyncze połączenie poza umową. Większość umów na usługi drukowania zarządzanych określa okno, w którym należy dokonać odpowiedzi usługi. Pomaga to skrócić czas przestoju sprzętu. Dysponowanie firmą serwisową również uniemożliwia pracownikom, którzy nie znają sprzętu, próbę przywrócenia go do pracy.

W większych firmach zarządzane usługi drukowania mogą oznaczać centralny obszar drukowania w siedzibie firmy lub poza nią. Może to obejmować kilka kopiarek lub drukarek obsługiwanych przez dedykowany personel. Takie centra mogą również oferować dodatkowe usługi, takie jak druk wielkoformatowy, introligatorstwo i przycinanie. Najczęściej ten rodzaj centrum jest przeznaczony do większych zadań i jest obsługiwany w połączeniu z wieloma drukarkami lub kopiarkami dostępnymi w całym budynku do małych zadań.