Jakie są otwarte transakcje?
Transakcje otwarte to wszelkie rodzaje działalności finansowej, które nie są uważane za całkowicie rozliczone na koniec określonego okresu obrachunkowego. Transakcje biznesowe tego rodzaju pozostają otwarte, dopóki nie zostaną ostatecznie rozliczone w całości w późniejszym okresie. Ponieważ wiele rodzajów firm działa z procesem, który tworzy zaległe transakcje, które mogą pozostać nierozliczone przez kilka tygodni lub nawet dłużej, większość systemów księgowych zapewnia pewne sposoby śledzenia odpływu i przepływu w otwartych transakcjach w ramach procesu windykacji, oraz aby być na bieżąco z tym, jaki rodzaj dochodu może zostać wygenerowany w jednym lub kilku nadchodzących okresach.
Jednym z najłatwiejszych sposobów na zrozumienie otwartych transakcji jest rozważenie zakupu towarów lub usług od firmy, w której kupujący nie rozlicza natychmiast zadłużenia w momencie zakupu. W tego typu ustawieniach sprzedawca zwykle wystawia fakturę kupującemu, który ma określoną liczbę dni kalendarzowych na przekazanie płatności w całości. Zakładając, że transakcja następuje w środku miesiąca obrachunkowego, a warunki płatności wynoszą 30 dni, kupujący nie może przekazać płatności w tym bieżącym miesiącu obrachunkowym. W takim przypadku transakcja jest identyfikowana jako otwarta lub nierozliczona, gdy dany miesiąc obrachunkowy jest zamknięty.
Prawie każda firma, która nie opiera się na natychmiastowych płatnościach za towary lub usługi, będzie miała otwarte transakcje, które należy uwzględnić w księgach rachunkowych firmy. Proces starzenia pomaga nadążać za statusem otwartych transakcji i zapewnia możliwość ustalenia, czy dana transakcja pozostaje otwarta przez nietypowy okres. Na przykład, jeśli okres ważności określonej faktury wynosi teraz 45 dni, a klient zwykle płaci w ciągu 28 do 30 dni, firma może nawiązać kontakt z klientem, aby upewnić się, że faktura została otrzymana. Z tej perspektywy monitorowanie stanu otwartych transakcji ułatwia zarządzanie wysiłkami związanymi z windykacją i poprawianie nadzoru lub innych problemów, które mogą opóźniać otrzymywanie płatności od klientów.
Zarządzanie liczbą otwartych transakcji jest bardzo ważne dla stabilności finansowej każdego biznesu. Aby zapewnić konsekwentne uzyskiwanie wystarczających przychodów w celu pokrycia długów firmy, firmy często organizują procesy fakturowania, aby zapewnić klientom duże możliwości jak najszybszego przekazywania płatności. Coś tak prostego, jak wiedza, w które dni miesiąca klient przeznacza na cięcie czeków na zaległe faktury i termin dostawy faktury do tego klienta, może pomóc skrócić czas między fakturowaniem a pokwitowaniem płatności, strategia, która pomaga również zachować liczbę oraz wartość pieniężna otwartych transakcji w dopuszczalnym zakresie.