Jakie są procedury udzielania zamówień?

Każda organizacja, która kupuje towary lub usługi, ma standardowe procedury udzielania zamówień , metody, których używają do nabycia tych rzeczy. Procedury te obejmują wszystkie aspekty cyklu zakupów, w tym wybór dostawcy, negocjacje umowy, składanie zamówień i płatności. Wszystkie firmy mają procedury udzielania zamówień i służą do kontrolowania wydatków, zapewnienia odpowiednich zatwierdzeń i zmniejszenia ryzyka nadpłaty. Działalność związana z zakupami lub zakupami obejmuje wszystkie działania związane z wydatkami, z wyłączeniem płac, i często stanowi ponad 50 procent wszystkich wydatków.

Główną siłą napędową rozwoju procedur udzielania zamówień jest kontrola wszystkich wydatków. Rzeczywiste stosowane procedury mogą się nieznacznie różnić, ale będą podobne. Właściwy proces zatwierdzania zwykle obejmuje rozdzielenie zadań i zaangażowanie kierowników wyższego szczebla w transakcje, które będą kosztować więcej niż określoną cenę. Innym standardowym postępowaniem o udzielenie zamówienia jest ograniczenie dostępu do formularzy zamówienia zakupu i wymaganie podpisanej zgody kierownika innego niż osoba korzystająca z towarów. To oddzielenie odbiorcy towarów od zatwierdzenia ma na celu zapewnienie, że starszy pracownik jest świadomy zamówienia i może potwierdzić, że materiały są wymagane i zostaną wykorzystane we właściwym celu.

Innym powszechnym postępowaniem o udzielenie zamówienia jest utworzenie krótkiej listy wstępnie zatwierdzonych dostawców dla określonych towarów. Dostawcy są dodawani do listy w drodze przetargu przeprowadzanego zgodnie z harmonogramem. Proces ten ma na celu zachowanie przejrzystości i zapewnienie firmie możliwości uzyskania rabatów cenowych, spełnienia standardów jakości i zapewnienia terminowości dostaw.

Ryzyko dla firmy bez odpowiednich procedur udzielania zamówień jest nadmierne, nie osiąga dobrej wartości i oszustwa zakupowe. Wiele osób, które nie odbyły żadnego szkolenia w zakresie rachunkowości lub zamówień publicznych, odczuwa urazy związane z żądaniem zakupu. Procesy te mają jednak na celu zarówno oszczędność czasu, jak i pieniędzy.

Inne powszechne procedury udzielania zamówień obejmują ustalanie progów wartości, które uruchamiają różne działania związane z udzielaniem zamówień. Na przykład zakupy, które kosztują więcej niż określoną kwotę, mogą wymagać zatwierdzenia zamówienia przez dwa poziomy zarządzania. Zamówienie na znacznie wyższą cenę może wymagać wystawienia oferty.

W niektórych przypadkach firmy mogą być zobowiązane do obrony swoich umów zakupu. Jeśli sprzedawca, który uczestniczył w procesie przetargowym, uważa, że ​​nie zapewniono mu uczciwej okazji do konkurowania, można wnieść pozew. Prawo umów jest źródłem dużej liczby działań prawnych, a firmy o silnych procedurach udzielania zamówień są w najlepszej pozycji do obrony swoich decyzji biznesowych.