Jakie są formularze wniosków?
Istnieją trzy rodzaje formularzy ofert używanych w standardowych operacjach biznesowych: zakup, projekt i sprzedaż. Wszystkie te formularze pełnią tę samą podstawową funkcję, zapewniając użytkownikom uporządkowaną metodę gromadzenia informacji wymaganych do podejmowania decyzji. Rzeczywisty wygląd formularzy wniosków różni się w zależności od rzeczywistego procesu biznesowego zastosowanego w każdej organizacji. Wiele stacjonarnych firm udostępnia szablony formularzy, które mogą być doskonałym miejscem do rozpoczęcia dyskusji w firmie lub organizacji.
Formularz propozycji zakupu jest często używany w dużych organizacjach do śledzenia żądań zakupu, które przekraczają określoną wartość w dolarach lub są częścią określonego rodzaju towaru. Istnieją dwa podtypy formularzy wniosków o udzielenie zamówienia: projekty przetargowe i zamówienia na sprzęt. Szczegółowa specyfikacja projektu zawarta jest w zapytaniu ofertowym. W wielu firmach formularze wniosków służą do zapewnienia takiej samej struktury wszystkim projektom przetargowym. Jest to bardzo ważne, ponieważ wszelkie informacje przekazane jednej stronie, a nie drugiej, stanowią nieuczciwą przewagę.
Formularz wniosku o wyposażenie jest często stosowany w scentralizowanych firmach. Użytkownik urządzenia lub kierownik działu wypełnia formularz i przesyła go do działu zakupów. W formularzu użytkownik podałby swoje dane kontaktowe, szczegółową specyfikację wymaganego produktu, uzasadnienie biznesowe i budżet. Większość formularzy ofert ma pola podpisu, aby zapewnić, że wszystkie wnioski zostaną odpowiednio sprawdzone i zatwierdzone przed przesłaniem do zakupu.
Wiele firm inżynieryjnych lub informatycznych ma scentralizowane biuro zarządzania projektami. Formularz propozycji projektu służy do zarządzania żądaniami od użytkowników, zapewnia strukturę gromadzenia danych i zapewnia, że wszystkie żądania użytkowników przebiegają zgodnie z tym samym procesem zatwierdzania. Wszystkie projekty muszą mieć sponsora, dział, na który ma wpływ lub proces biznesowy. Formularze propozycji projektu zawierają dokumentację wyzwania biznesowego i pożądanego rezultatu końcowego projektu. Tam, gdzie to możliwe, oczekuje się, że personel przedstawi szacunkowy koszt projektu, harmonogram i oszczędności w zakresie wydajności lub twardych dolarów.
Formularze ofert sprzedaży są używane przez pracowników handlowych firmy do sprzedaży w trakcie licytacji. Formularz oferty sprzedaży zawiera opis produktu, koszt, koszty instalacji lub usługi oraz termin dostawy. Szczegóły podane w ofercie sprzedaży stanowią podstawę oceny przez klienta. Należy podać wszystkie istotne informacje, aby klient mógł porównać szczegóły oferty sprzedaży z innymi otrzymanymi propozycjami.