Jakie są listy propozycji?
Listy propozycji są listami przewodnimi, które są dołączane do propozycji biznesowych w celu zapoznania ludzi z charakterem propozycji i firmą składającą propozycję. Podobnie jak inne rodzaje listów motywacyjnych, listy propozycji mają na celu szybkie zapoznanie czytelnika z niezbędnymi informacjami, a jednocześnie przekonanie czytelnika, że autor listu jest najlepszym wyborem do pracy. W niektórych przypadkach list propozycji musi mieć określony format i styl, podczas gdy w innych przypadkach może mieć bardziej dowolny charakter.
Typowy list z propozycją zawiera krótkie omówienie problemu, który ma rozwiązać propozycja, oraz przegląd istotnych informacji zawartych w propozycji. Listy z propozycjami zwykle zawierają szacunkowe dane dotyczące czasu i kosztów wraz z krótkim wyjaśnieniem, w jaki sposób propozycja będzie działać. List ofertowy może również wyszczególniać doświadczenie, kwalifikacje i certyfikaty osoby lub firmy składającej propozycję, a także może zawierać historię firmy i informacje ogólne. Cały dokument ma przekonujący ton, który ma zachęcić czytelnika do przejrzenia załączonych materiałów propozycji.
Istnieje wiele kontekstów, w których można napisać list z propozycją. Gdy firma lub agencja wysyła zapytanie ofertowe (RFP), osoby odpowiadające na zapytanie ofertowe zwykle piszą wnioski. Zapytanie ofertowe zwykle zawiera wytyczne dotyczące propozycji, które dadzą ludziom dobre wyobrażenie o tym, co powinno być zawarte w liście propozycji, od kwalifikacji autora po oszacowanie wydatków, które będą z tym związane. Podręczniki zawierające informacje na temat korespondencji biznesowej często zawierają kilka przykładowych propozycji, dzięki czemu czytelnicy mogą zapoznać się z pisaniem propozycji, zanim będą musieli formalnie napisać propozycję.
Niektóre listy propozycji są niepożądane. Firmy mogą wykorzystywać propozycje sprzedaży swoich produktów potencjalnym nowym klientom, ponieważ komunikacja za pośrednictwem poczty może być niedroga i bardzo opłacalna. Na przykład producent oprogramowania biurowego może wysłać masową wysyłkę do wielu biur i przewidzieć przynajmniej pewne zainteresowanie ze strony firm, które odpowiedzą na zamówienia lub prośby o dodatkowe informacje. Niechciany list z propozycją ma bardziej ogólny charakter, dlatego można go wysłać do wielu osób.
Opracowanie szablonu propozycji, który może być użyty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, może być trudne, ponieważ każde żądanie i każda propozycja mogą być bardzo różne. Zazwyczaj potrzeba wielu badań, aby zebrać propozycję, a język musi być specjalnie dostosowany do czytelnika. Może jednak pomóc w stworzeniu podstawowego szkicu, który jest używany przy pisaniu wniosków, aby zapewnić pełne uwzględnienie każdego niezbędnego aspektu wniosku. Przedsiębiorstwa powinny również przechowywać kopie starych wniosków i listów wniosków, notując te, które okazały się skuteczne, aby można je było wykorzystać przy opracowywaniu przyszłych wniosków.