Jakie są zalety wideokonferencji?
Największymi zaletami wideokonferencji są wydajność i koszty. Podczas wideokonferencji nikt nie musi podróżować dalej niż ekran komputera. Uczestnicy mogą logować się z dowolnego miejsca, a wszystko, co zwykle jest wymagane, to podstawowa technologia komputerowa i oprogramowanie do wideokonferencji. Oszczędności kosztów są zwykle ogromne. Nie tylko oszczędza się koszty podróży i straconego czasu w transporcie, ale także nie trzeba wynajmować, rezerwować ani utrzymywać przestrzeni konferencyjnych.
Ponieważ Internet stał się coraz bardziej wszechobecny, korzystanie z wideokonferencji online zyskuje coraz większą popularność w świecie biznesu. Wideokonferencje pozwalają korporacjom, organizacjom i innym grupom handlowym transmitować swoje konferencje online w czasie rzeczywistym. Pozwala to na znacznie bardziej zdecydowany udział, zarówno ze strony uczestników znajdujących się zdalnie, jak i tych lokalnych uczestników, którzy mogą nie mieć czasu na opuszczenie biura lub podróżowanie po mieście.
Początki wideokonferencji były wyznaczane przez komponenty wideo do konferencji w innych sytuacjach. Zalety tego rodzaju wideokonferencji pozostają aktualne i są nadal używane. Wiele dużych konferencji to transmisje równoległe lub webcasty w wersjach streamingowych online, aby umożliwić zdalne uczestnictwo. Uczestnicy oglądający te wideokonferencje online mogą zazwyczaj uczestniczyć, wysyłając e-mail do moderatora lub korzystając z funkcji czatu interaktywnego na stronie wideokonferencji.
Zalety wideokonferencji rozszerzają się tylko wraz ze zmianą technologii. Chociaż webcasty są nadal powszechnymi sposobami wykorzystywania technologii wideokonferencji do integracji zdalnych uczestników, technologia ta jest również wykorzystywana do łączenia wyłącznie zdalnych uczestników. Jedną z głównych zalet dzisiejszego oprogramowania do wideokonferencji jest możliwość prowadzenia wyłącznie spotkań i konferencji online.
Systemy wideokonferencji nie są na ogół skomplikowane, a do udanego spotkania online potrzebny jest stosunkowo niewielki sprzęt do wideokonferencji. Wszystko, co zwykle jest wymagane, to komputer gotowy do Internetu, kamera internetowa i oprogramowanie do wideokonferencji. Zazwyczaj jest do wyboru wiele pakietów oprogramowania, od bezpłatnych programów internetowych do bezpieczniejszych aplikacji chronionych hasłem. Niektóre programy konferencyjne mogą przekształcać telefony komórkowe w biura mobilne, a większość umożliwia dostęp z dowolnego miejsca, w którym jest połączenie z Internetem.
Jedną z kluczowych zalet wideokonferencji jest możliwość szybkiego gromadzenia ludzi z różnych miejsc i stref czasowych. Większość programów tworzy wirtualny „pokój konferencyjny”, w którym uczestnicy mogą się logować, aktywować kamery internetowe oraz uczestniczyć i współdziałać ze sobą tak, jakby wszyscy byli w tym samym pokoju. Konferencje wideo mogą być zaprojektowane jako dyskusje przy okrągłym stole lub prezentacje jednej lub więcej osób. Przez większość czasu uczestnicy mogą w widoczny sposób rozmawiać ze sobą przez wideo i nie są przenoszeni do pokojów czatowych ani korespondencji e-mail. Uczestnicy mogą również łatwo przesyłać i pobierać dokumenty podczas wideokonferencji.
Kolejną zaletą wideokonferencji jest gotowość do archiwizowania postępowań. W większości przypadków konferencje wideo można zapisać, wykonać kopię zapasową i przejrzeć w późniejszym terminie. Umożliwia to firmom rejestrowanie wszystkiego, co zostało podjęte lub zadecydowane na spotkaniu, bez konieczności wyznaczania jednego uczestnika na sekretarza lub rejestratora.
Coraz więcej firm wybiera wideokonferencje zamiast tradycyjnych konferencji, zarówno jako sposób na zaoszczędzenie pieniędzy, jak i na zwiększenie wydajności pracowników. Dzięki temu coraz więcej osób jest w stanie uczestniczyć za niewielką lub żadną opłatą dla nikogo. Podczas gdy coś się gubi przy braku prawdziwych bezpośrednich spotkań, w przypadku firm mających biura w wielu miastach lub nawet w wielu krajach trudno jest pokonać zalety wideokonferencji.