Jakie są zalety cyfrowego systemu archiwizacji?

Zalety cyfrowego systemu archiwizacji są liczne i obejmują redukcję kosztów dla firmy, korzyści dla środowiska oraz większą łatwość sortowania i wyszukiwania oraz przenoszenia dokumentów. Początkowy proces tworzenia cyfrowego systemu archiwizacji może być nieco trudniejszy, ale wiele biur uważa, że ​​biuro bez papieru, a nawet biuro częściowo z papieru, jest korzystne dla firmy z czasem. Kolejną zaletą cyfrowego systemu archiwizacji, takiego jak ten, jest to, że pozwala on biuru działać w mniejszym środowisku, ponieważ nie jest wymagana duża przestrzeń do przechowywania dokumentów w papierowym systemie archiwizacji.

Cyfrowy system archiwizacji, w którym dokumenty papierowe są skanowane do komputera lub po prostu tworzone na komputerze, można ustanowić w wielu różnych środowiskach biurowych. Dokumenty mogą być drukowane w razie potrzeby, na przykład w celu wysłania pocztą do klienta, ale w przeciwnym razie pracownicy biurowi mogą uzyskać dostęp do dokumentów na komputerze bez marnowania papieru. Ograniczenie zużycia papieru i drukarek może zaoszczędzić firmie dużo pieniędzy. Ponadto jest to o wiele bardziej korzystne dla środowiska; nawet jeśli biuro poddaje recyklingowi większość papieru, produkcja papieru nadal powoduje szkody dla środowiska.

Przechowywanie cyfrowego systemu archiwizacji odbywa się całkowicie na dyskach twardych. Umożliwia to przechowywanie tysięcy dokumentów na jednym małym obszarze, co pozwala zaoszczędzić cenną przestrzeń biurową. Dyski twarde wciąż zwiększają rozmiar pamięci, a jednocześnie zmniejszają rozmiar fizyczny, co jest kolejną korzyścią. Ponadto kopie dokumentów można tworzyć kopie zapasowe na wielu innych dyskach twardych w oddzielnych lokalizacjach ze względów bezpieczeństwa, a także można je zabezpieczyć za pomocą narzędzi takich jak hasła i szyfrowanie. Wyszukiwanie i wyciąganie dokumentów staje się znacznie łatwiejsze.

Przeprowadzenie wyszukiwania na dysku twardym zajmuje zwykle najwyżej kilka minut. Dokument może być następnie łatwo dostępny i modyfikowany, wysyłany pocztą elektroniczną lub drukowany w razie potrzeby. Niektóre firmy uważają, że nie mogą przejść całkowicie bez papieru, ale nawet ograniczenie zużycia papieru, takie jak wykorzystanie cyfrowego systemu archiwizacji do przechowywania nowszych dokumentów, może coś zmienić. Biura chcące wdrożyć cyfrowy system archiwizacji będą musiały uzyskać dodatkowe narzędzia, takie jak skanery, a przekształcenie dokumentów w formularze cyfrowe może zająć sporo czasu, ale po skonfigurowaniu systemu jego utrzymanie jest stosunkowo łatwe.