Jakie są zalety wirtualnej przestrzeni biurowej?
Dla wielu osób praca w domu stanowi alternatywę dla oszczędności. Małe i duże firmy mogą prowadzić działalność poza domem lub duże firmy mogą zaoszczędzić pieniądze na cegłach i zaprawach dzięki telepracowaniu pracowników. Chociaż zalety telepracy dopiero zaczynają być w pełni wykorzystywane przez wiele firm, nadal istnieją pewne korzyści z dostępu do powierzchni biurowej. Jednym z rozwiązań jest wirtualne biuro.
Powinno być jasne, że wirtualna przestrzeń biurowa jest w rzeczywistości fizyczną, a zazwyczaj nie „wirtualną” lub online. Jedną z rzeczy, na które firmy mogą natknąć się przy zakładaniu, jest to, że takie rzeczy jak skrytki pocztowe mogą oznaczać, że nie są tak profesjonalne, jak powinny. Prowadzenie wszelkiej pracy w modzie zdalnej może pozbawić miejsce pracy profesjonalnego wyglądu, a spotkania w domu mogą sugerować, że firma nie jest tak dobrze finansowana ani zorganizowana, jak jest to wymagane. Ponieważ firmy nadal mogą chcieć nadać profesjonalny wygląd, mimo że wszystkie przyjeżdżają do pracy w piżamie typu footy (w domu na komputerach), czasami mogą potrzebować przestrzeni biurowej i adresu fizycznego.
Obecnie istnieje wiele firm, które wynajmują wirtualną powierzchnię biurową, zwykle za dość niskie ceny, o wiele mniej niż koszt wynajmu biura w pełnym wymiarze godzin. Przestrzenie te mogą mieć sale konferencyjne, pełne kuchnie i ogólnie profesjonalnie wyglądające miejsca spotkań, gdy klienci muszą pojawić się w biurze. Unikają również kwestii osób, które muszą prowadzić działalność wysyłkową lub wysyłkową za pomocą skrytek pocztowych, co może dać firmie znacznie bardziej stabilny wygląd.
W zależności od obszaru i potrzeb koszt wynajmu wirtualnej powierzchni biurowej może wynosić mniej niż kilkaset dolarów amerykańskich miesięcznie. To wciąż pozwala zaoszczędzić sporo pieniędzy, ponieważ nie trzeba utrzymywać budynku biurowego, ale zapewnia stałą i fizyczną lokalizację, gdy biznes musi być prowadzony osobiście. Niektóre z tych wirtualnych lokalizacji biurowych oferują również usługi telefoniczne, chociaż zatrudnienie recepcjonisty lub usługi wirtualnego połączenia podnosi koszty. Zamiast tego wiele osób po prostu przekierowuje połączenia do domu lub głównej lokalizacji albo odbiera wiadomości pozostawione na automatycznych sekretarkach w ciągu dnia.
Wirtualne powierzchnie biurowe mogą mieć pewne wady. Może to obejmować konieczność dzielenia biura z wieloma innymi osobami, które również korzystają z tej przestrzeni. Ludzie mogą potrzebować uczestniczyć w spotkaniach, aby ustalić, kiedy i czy mogą zaplanować czas korzystania z biura. Koszty wynajmu są zwykle utrzymywane na niskim poziomie poprzez maksymalizację liczby firm, które korzystają z powierzchni. Mimo to wielu zgadza się, że biuro wirtualne jest środkiem oszczędnościowym, który może sprawić, że firma wydaje się bardziej profesjonalna.