Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące wdrażania procesów biznesowych?
Wdrożenie procesów biznesowych to funkcja, w której właściciele i menedżerowie firm dokonują określonych zmian w firmie. Zmiana jest naturalnie występującą siłą w środowisku biznesowym. Firmy muszą opracować system, w którym mogą stosunkowo łatwo wprowadzać zmiany bez powodowania poważnych zakłóceń w bieżącej działalności. John P. Kotter, amerykański profesor Harvard Business School, opracował specjalny system zarządzania zmianami w biznesie. Jego kroki obejmują zwiększenie pilności, zbudowanie zespołu, ustalenie wizji, komunikację, umożliwienie pracownikom działania, wyznaczenie krótkoterminowych celów, dążenie do osiągnięcia celów i utrzymanie zmian podczas wdrażania procesów biznesowych.
Aby stworzyć poczucie pilności podczas wdrażania procesów biznesowych, właściciele i kierownicy powinni zachęcać pracowników do szybkiej pracy przy wykonywaniu różnych zadań i czynności bez pomijania szczegółów lub innych ważnych kroków. Pomaga to wszystkim pozostać skupionym podczas potencjalnie szalonego czasu podczas operacji biznesowych.
Ustalenie wizji często pochodzi od właściciela firmy. Ta osoba jest odpowiedzialna za umieszczenie wszystkich na tej samej stronie i pomoc w przekazywaniu głosu uzasadnienia podczas wdrażania procesów biznesowych.
Komunikacja jest niezwykle ważna podczas zmiany operacji biznesowych. Kierownicy i pracownicy niższego szczebla muszą w pełni zrozumieć swoje role w tym procesie, aby mieli jasny obraz efektu końcowego. Właściciele firm i kierownicy wyższego szczebla muszą przygotować się na informacje zwrotne podczas sprawdzania wdrożenia procesu biznesowego.
Wzmocnienie pozycji pracowników może oznaczać przyznanie im pewnego poziomu autonomii przy podejmowaniu decyzji lub wykonywaniu zadań. Pomoże to uniknąć mikrozarządzania, które spowalnia proces zmian biznesowych. Podanie pracownikom jasnego zarysu ich zadań może również pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu wdrażania, aby nie mieli żadnych przestojów, w których nie mieliby żadnych zadań biznesowych do wykonania.
Wdrażanie procesów biznesowych często działa lepiej, gdy w całym procesie ustalane są małe, krótkoterminowe cele. Właściciele firm i menedżerowie mogą skoncentrować się na osiągnięciu tych celów z pracownikami i przejściu do następnego. Pomaga to uniknąć zniechęcenia, które może skutkować niemożnością wykonania zadań ułatwiających cały proces. To łączy się z kolejnym krokiem, dążąc do osiągnięcia celów. Duże, nadrzędne cele obejmujące wiele działów lub działów mogą spowolnić proces wdrażania, zniechęcając pracowników i potencjalnie powodując nieoczekiwane przestoje operacyjne.
Utrzymanie zmian jest ważne, ponieważ właściciele, kierownicy i pracownicy mogą powrócić do swoich starych sposobów wykonywania zadań lub działań. Zasadniczo może to spowodować, że proces wdrażania będzie bezwartościowy, ponieważ firmy mogą wydawać duże kwoty na niepotrzebne zmiany.