Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące optymalizacji procesów biznesowych?
Proces biznesowy to sekwencyjna liczba zdarzeń, przez które firmy przechodzą w celu wykonania zadania lub działania. Optymalizacja procesów biznesowych polega na projektowaniu, modelowaniu, wykonywaniu i monitorowaniu każdego procesu. Każdy z tych poszczególnych kroków przyczynia się do ogólnej optymalizacji produkcji lub działalności pomocniczej firmy. Efektem końcowym powinno być wykorzystanie mniejszej ilości zasobów do uzyskania tej samej wydajności, osiągnięcia wyższej wydajności pracowników oraz stworzenia lub poprawy wyższej ogólnej wartości dla firmy.
Optymalizacja procesów biznesowych rozpoczyna się od zaprojektowania procesu. Właściciele i menedżerowie muszą mieć na uwadze cel każdej działalności biznesowej. Zezwolenie na wykonywanie tych czynności przez długi czas bez przeglądu może spowodować, że pracownicy po prostu wykonają wnioski o ukończenie procesów biznesowych. Firmy muszą wyznaczać cele, tworzyć standardy operacyjne i identyfikować wąskie gardła w celu poprawy ogólnego przepływu pracy. Usunięcie tych wąskich gardeł w projektowaniu procesu biznesowego może również wyeliminować niespodzianki później podczas wdrażania procesu.
Modelowanie jest rodzajem analizy „co-jeśli”. Właściciele i menedżerowie muszą wymyślić sposoby poprawy warunków pracy i poprawy wydajności lub pracowników i maszyn. Typowe rodzaje analizy „co-jeśli” obejmują zmniejszenie ilości zasobów potrzebnych do stworzenia produktu i obniżenie kosztów ogólnych z instalacji. Jeżeli warunki te prowadzą do takiej samej lub lepszej jakości produktu, wówczas analiza jest prawdziwa; jeśli wynik jest gorszy, analiza jest fałszywa. Modele mogą być operacyjne lub finansowe, w zależności od rodzaju działalności mierzonej w celu optymalizacji procesów biznesowych.
Wykonanie działania jest również niezbędne w optymalizacji procesów biznesowych. Firmy muszą najpierw upewnić się, że posiadają niezbędną wykwalifikowaną siłę roboczą do wykonania zadań i działań. Na przykład optymalizacja procesu biznesowego może spowodować większe zapotrzebowanie na osoby z wykształceniem technicznym. Producenci mogą wymagać od producentów z odpowiednim doświadczeniem w technikach spawania w celu poprawy produkcji sprzętu. Producent może również wymagać opracowania szeregu etapów w procesie produkcyjnym w celu usprawnienia procesu produkcji sprzętu, co z kolei skutkuje poprawą przepływu pracy.
Monitorowanie to ciągłe działanie zarządcze, które nadzoruje proces optymalizacji procesów biznesowych. Właściciele i menedżerowie muszą upewnić się, że optymalizacja działa dobrze w firmie i nadal zapewnia wartość dodaną. Firmy mogą korzystać ze wskaźników finansowych, standardowych branżowych wskaźników porównawczych, raportów porównawczych z wcześniejszymi danymi historycznymi lub innych rodzajów danych, aby zapewnić, że procesy biznesowe będą nadal zwiększać wartość firmy i poprawiać ogólne warunki pracy w firmie.