Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zapasami części?
Zarządzanie zapasami części jest wymogiem dla firm, które sprzedają lub produkują materiały, których osoby lub firmy używają do naprawy innych przedmiotów. Warsztaty komputerowe, sklepy motoryzacyjne lub lokalizacje napraw, sklepy z wyposażeniem produkcyjnym i wiele innych firm potrzebują zarządzania zapasami części. Najlepsze wskazówki dotyczące tego procesu to tworzenie pojemników i lokalizacji dla wszystkich części, oddzielne części według rodzaju, wdrażanie liczby cykli, stosowanie technologii biznesowej do śledzenia części i ustanowienie kontroli wewnętrznej.
Większość firm potrzebuje dużych przestrzeni do przechowywania zapasów części i zarządzania nimi. Ponadto małe części należy przechowywać w pojemnikach lub innych rodzajach przechowywania, aby nie spadły między regały magazynowe ani się nie zgubiły. Instalowanie wysokich regałów, które umożliwiają stosowanie pojemników, jest niezbędne w zarządzaniu zapasami części. Firmy potrzebują również systemu wykorzystującego cyfry lub litery do dokładnego umieszczania, a następnie lokalizowania poszczególnych części. Korzystanie z tego zestawu pozwala również firmom na rozdzielanie zapasów części według typu. Na przykład sklep z częściami samochodowymi może umieścić wszystkie pompy wodne w określonych sekcjach półek. Pozwala to na szybką identyfikację części i pracownikom łatwiej jest zapamiętać, gdzie idą poszczególne części podczas uzupełniania zapasów.
Liczniki cykli są kolejną ważną częścią zarządzania zapasami części. Większość firm musi okresowo liczyć swoje zapasy do celów podatków federalnych. Podczas gdy niektóre firmy mogą korzystać z rocznego liczenia zapasów, inne mogą chcieć liczenia cykli. Liczniki cykli wymagają od pracowników przeglądu określonej sekcji pojemników magazynowych firmy i zliczenia wszystkich części zgodnie z odczytami komputerowymi. Dzięki temu firma może zarządzać zapasami części i mieć pewność, że ma dokładne numery przy zamawianiu nowego magazynu. Ten proces zliczania zazwyczaj pozwala firmie na zliczanie zapasów kilka razy w roku, spełniając roczne wymagania dotyczące zliczania zapasów.
Technologia biznesowa jest dobrodziejstwem dla firm potrzebujących przeglądu zarządzania zapasami części. Firmy mogą wprowadzić elektroniczny kod kreskowy na zapasach, który pozwala firmom na monitorowanie zapasów drogą elektroniczną. Za pomocą skanerów ręcznych firma może polecić pracownikom skanowanie zapasów w celu regularnego liczenia zapasów lub za każdym razem, gdy pracownicy sprzedają lub przenoszą przedmioty. Programy komputerowe pozwalają na łatwiejsze prowadzenie dokumentacji i inne czynności zarządzania częściami z dala od lokalizacji części firmy.
Kontrole wewnętrzne pomagają zapobiegać niewłaściwemu wykorzystaniu zapasów przez pracowników. Umożliwienie jednemu pracownikowi zamówienia zapasów, wymaganie autoryzacji kierownictwa dla zamówień i ruchów magazynowych, bezpieczne blokowanie zapasów o wysokiej wartości i ciągłe uzgadnianie zapasów to standardowe procedury kontroli wewnętrznej. Firmy mogą również wprowadzić kontrole wewnętrzne, zatrudniając tylko renomowanych pracowników. Obejmuje to przeprowadzanie kontroli przeszłości pracowników i promowanie tylko osób wykazujących się akceptowalnym zachowaniem.