Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zapasami w punkcie sprzedaży?
Zarządzanie zapasami obejmuje prowadzenie dokładnych zapisów zapasów, które można sprawdzić krzyżowo z faktycznymi poziomami zapasów. Zarządzanie zapasami w punktach sprzedaży jest niezwykle ważną częścią równania. Bez śledzenia towarów, które zostały legalnie sprzedane lub umorzone, firma nie może być pewna, ile jednostek produktu pozostało. Kradzież zewnętrzna może być niedokładnie oszacowana, a kradzież wewnętrzna może pozostać niezauważona. Metody zarządzania zapasami w punktach sprzedaży obejmują korzystanie z oprogramowania komputerowego, korzystanie z systemu kontroli i sald oraz stosowanie zapisów w formie papierowej, z których wszystkie powinny być stosowane w połączeniu z zarządzaniem zapasami wewnętrznymi.
Pierwszą rzeczą do zrobienia w przypadku zarządzania zapasami w punktach sprzedaży jest użycie systemu punktów sprzedaży do obliczania zapasów. Idealny jest zintegrowany system, który śledzi składanie zamówień, weryfikuje przyjmowanie zamówień i umieszcza zapasy w systemie. Poszczególne elementy są skanowane lub wprowadzane w punkcie sprzedaży, a poziomy zapasów są aktualizowane codziennie i okresowo uzgadniane z faktycznymi zapasami.
To rozwiązanie działa dobrze w przypadku dużych firm, ale mniejsze firmy mogą przyjąć podobne zasady za pomocą prostej kasy, długopisu i papieru lub komputerowego arkusza kalkulacyjnego. Może się wydawać, że przyjęcie takiego prymitywnego systemu zwiększyłoby margines błędu, ale mniejsze firmy są zwykle ściśle utrzymywane i mają mniej pracowników; dlatego zwykle jest mniej błędów. Twój system zarządzania zapasami w punkcie sprzedaży powinien pasować do skali twojego biznesu pod względem kosztów i złożoności.
Po drugie, zastosuj system kontroli i bilansów do zarządzania zapasami. Ci sami pracownicy, którzy przetwarzają transakcje w punktach sprzedaży, nie powinni na przykład uzgadniać danych o zapasach. Wyeliminowanie możliwości ingerencji wewnętrznej pomoże zapewnić zgodność z wytycznymi, ponieważ pracownicy wykonujący jedno zadanie nie będą mieli możliwości na późniejszym etapie zarządzania zapasami fałszowania dokumentów, które mogłyby ukryć wszelkie niespójności.
Następnie podwoj wysiłki związane z zarządzaniem zapasami w punkcie sprzedaży. Na przykład, jeśli twój zautomatyzowany system rejestruje uszkodzone lub w inny sposób odpisane towary, zastosuj również system wersji papierowej. Niech pracownicy spisują każdy przypadek uszkodzenia lub odpisania towaru, a następnie porównują skomputeryzowaną liczbę z wersją pisemną. Dodanie innego systemu podwójnej kontroli zachęca pracowników do zwracania uwagi na wszystkie przypadki strat. Poproś pracowników o zapisanie daty, godziny i szczegółów wszelkich przypadków utraty zapasów. Jeśli pojawią się pytania dotyczące ważności, papierowa kopia zapasowa pomoże rozwiązać wszelkie problemy.
Wreszcie, zarządzanie zapasami w punkcie sprzedaży powinno być przedstawiane pracownikom jako główna odpowiedzialność za pracę. Łatwo zapomnieć, że pracownicy punktów sprzedaży mogą nie mieć wcześniejszego doświadczenia w handlu detalicznym i mogą nie rozumieć konsekwencji niewłaściwej księgowości zapasów. Twój ekwipunek jest najważniejszym zasobem i musi być chroniony i pielęgnowany przez wszystkich pracowników. Pracownicy powinni dobrze rozumieć wszystkie procesy związane z zapasami, a procesy te powinny być oceniane i aktualizowane w razie potrzeby przez odpowiednie kierownictwo.