Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące oceny projektu?
Ludzie przeprowadzają oceny projektów, gdy chcą dowiedzieć się o efektywności swojej pracy i o tym, jak można ją poprawić. Na przykład specjaliści z branży produkcyjnej mogą chcieć dowiedzieć się, jak nowy system przepływu pracy wpływa na ich ogólną wydajność. Mogą mierzyć poziomy produktywności po wdrożeniu nowych systemów i dowiedzieć się, gdzie osiągają swoje cele i gdzie wierzą, że nadal mogą skorzystać ze zmian. Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących oceny projektu jest wyznaczenie kierownika projektu odpowiedzialnego za określenie sposobu przeprowadzania ocen. Kierownik projektu powinien być również odpowiedzialny za określenie, w jaki sposób zaangażowane strony korzystają z oceny projektu w celu poprawy ich organizacji.
Przed przeprowadzeniem oceny projektu ważne jest, aby kierownik określił, czy potrzebna jest ocena formatywna czy podsumowująca. Gdy profesjonaliści korzystają z ocen formatywnych, analizują projekty w miarę postępów. Mogą ulepszyć projekt w miarę pojawiania się nowych wyzwań i możliwości. Tego rodzaju ocena projektu jest doskonała do upewnienia się, że program jest w toku i że jest wystarczająco elastyczny, aby wytrzymać w nieprzewidzianych okolicznościach.
Z drugiej strony, gdy profesjonaliści wykorzystują podsumowującą ocenę projektu, projekt zwykle został już zakończony. Chcą się dowiedzieć, czy ich cele zostały osiągnięte. Mogą również chcieć zbadać, w jaki sposób i dlaczego projekt był trudny, i zdecydować, w jaki sposób uczynić przyszłe projekty płynniejszymi i bardziej efektywnymi. W większości przypadków kierownicy projektów stosują oba rodzaje ocen projektów.
Ważne jest również, aby wiedzieć, w jaki sposób należy przedstawić ocenę projektu. Wielu kierowników projektów uważa, że najlepiej jest użyć kilku różnych sposobów komunikacji, aby uzyskać jaśniejszą perspektywę projektu. Na przykład ocena może zawierać tekst pisany, który wyjaśnia, jak działał projekt i gdzie można go ulepszyć. Może także zawierać zdjęcia lub szkice związane z projektem. Wielu specjalistów decyduje się również na użycie wykresów ilustrujących relacje między różnymi komponentami projektu.
Wiele osób uważa, że sprowadzenie osoby z zewnątrz jest bardzo skuteczne w przeprowadzeniu udanej oceny projektu. Specjaliści, którzy pracują dla większych organizacji, mogą chcieć zlecić konsultantom zewnętrznym analizę projektów i sugestie dotyczące ulepszeń. Osoby, które pracują niezależnie i mają ograniczony budżet, mogą chcieć znaleźć przyjaciół lub znajomych, którzy zechcą przejrzeć projekt i wyrazić swoją opinię. Osoby w organizacjach z różnych działów mogą chcieć uwzględnić przedstawicieli z innych obszarów w ocenach, aby wyrazić opinię z różnych perspektyw.