Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące oceny projektu?
Ludzie dokonują ocen projektów, gdy chcą dowiedzieć się o skuteczności swojej pracy i o tym, jak można ją poprawić. Na przykład specjaliści z branży produkcyjnej mogą chcieć dowiedzieć się, jak nowy system przepływu pracy wpływa na ich ogólną wydajność. Mogą mierzyć poziomy wydajności po wdrożeniu nowych systemów i dowiedzieć się, gdzie osiągają swoje cele i gdzie uważają, że nadal mogą skorzystać ze zmian. Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących oceny projektu jest przypisanie kierownika projektu, który jest odpowiedzialny za określenie, w jaki sposób są przeprowadzane. Kierownik projektu powinien być również odpowiedzialny za ustalenie, jak zaangażowane strony korzystają z oceny projektu w celu ulepszenia swojej organizacji.
Przed przeprowadzeniem oceny projektu ważne jest, aby menedżer ustalił, czy potrzebna jest ocena formatywna lub podsumowująca. Kiedy specjaliści stosują oceny kształtujące, analizują projekty w miarę postępów. Mogą poprawić projekt jako nowy chapojawiają się llenges i możliwości. Tego rodzaju ocena projektu jest doskonała do upewnienia się, że program jest na dobrej drodze i że jest wystarczająco elastyczny, aby utrzymać w nieprzewidzianych okolicznościach.
Z drugiej strony, gdy profesjonaliści korzystają z podsumowującej oceny projektu, projekt zwykle został już zakończony. Chcą się dowiedzieć, czy ich cele zostały osiągnięte. Mogą również chcieć zbadać, w jaki sposób i dlaczego projekt był trudny i zdecydować o sposobach, aby przyszłe projekty były płynniejsze i bardziej skuteczne. W większości przypadków menedżerowie projektów korzystają z obu rodzajów oceny projektów.
Ważne jest również, aby wiedzieć, w jaki sposób ma zostać przedstawiona ocena projektu. Wielu menedżerów projektów uważa, że najlepiej wykorzystać kilka różnych sposobów komunikacji, aby uzyskać wyraźniejszą perspektywę projektu. Na przykład ocena może zawierać tekst pisany, który wyjaśnia, jak działał projekt i gdzie możestać do poprawy. Może również zawierać zdjęcia lub szkice związane z projektem. Wielu profesjonalistów decyduje się również na użycie wykresów ilustrujących relacje między różnymi elementami projektu.
Wiele osób uważa, że wprowadzenie imprezy zewnętrznej jest bardzo skuteczne w przeprowadzaniu udanej oceny projektu. Specjaliści, którzy pracują dla większych organizacji, mogą chcieć umówić się na konsultantów trzeciej części w celu analizy projektów i sugestii dotyczących ulepszeń. Osoby, które pracują niezależnie i mają ograniczone budżety, mogą chcieć znaleźć przyjaciół lub znajomych, którzy są gotowi przejrzeć projekt i przekazać informacje zwrotne. Ludzie w organizacjach z różnymi działami mogą chcieć włączyć przedstawicieli z innych obszarów w ocenie, aby przekazać informacje zwrotne z różnych perspektyw.