Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące śledzenia zleceń pracy?

Każda firma przyjmująca zamówienia od klientów musi mieć system śledzenia zleceń pracy. Wdrożenie tego typu systemu pomaga zapewnić, że praca zostanie zakończona i że nic nie wpadnie przez pęknięcia. Najlepszymi wskazówkami dotyczącymi śledzenia zlecenia pracy jest odwzorowanie całego procesu zlecenia pracy od początku do końca, wdrożenie systemów do obsługi każdego z etapów procesu oraz przypisanie osobom odpowiedzialnym za każdy etap procesu śledzenia zlecenia pracy i system. Wreszcie, firma musi wybrać, czy lepszym rozwiązaniem jest system ręcznego śledzenia zleceń pracy lub oprogramowanie.

Aby skorzystać z systemu śledzenia zleceń pracy, właściciel firmy i pracownicy muszą poświęcić czas na mapowanie każdego etapu procesu. Na przykład, jeśli firma instalująca okna odbierze telefon od klienta, aby umówić się na spotkanie z szacunkową datą, a następnie recepcjonistka przydzieli je jednemu z przedstawicieli w systemie kalendarza, to są to dwa pierwsze kroki w systemie śledzenia zamówień. Każdy krok, bez względu na to, jak mały, należy naszkicować w ramach systemu śledzenia zleceń pracy.

Po poznaniu każdego z kroków można zdecydować, jak należy postępować z każdym krokiem. Niektóre firmy wybierają system oprogramowania, który łączy się z jego witryną, aby klienci mogli planować własne spotkania. System automatycznie przypisuje zlecenie pracy do przedstawiciela. Kiedy przedstawiciel wychodzi na zewnątrz, aby wykonać zadanie, używa urządzenia przenośnego do logowania postępu pracy, a serwer firmy jest aktualizowany, że praca jest zakończona, a faktura jest generowana i wysyłana do klienta.

Niezależnie od tego, czy system jest zautomatyzowany czy ręczny, należy przypisać osoby odpowiedzialne za każdy etap procesu zlecenia pracy. Nawet w systemie całkowicie zautomatyzowanym występują problemy i popełniane są błędy. Należy przydzielić kogoś do okresowego sprawdzania postępu systemu - czy to codziennie, co tydzień, raz w miesiącu, czy co kwartał.

Systemy zleceń pracy powinny być również stale oceniane pod kątem sposobów ich ulepszenia, aby były szybsze i bardziej skuteczne. Po dokonaniu oceny można ustalić, że krok można wyeliminować lub że należy dodać krok do systemu śledzenia zleceń pracy, aby go ulepszyć i uczynić jak najlepszym.