Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące śledzenia zamówień pracy?
Każda firma, która przyjmuje zamówienia od klientów, musi mieć system śledzenia zamówień pracy. Wdrożenie tego typu systemu pomaga zapewnić zakończenie pracy i że nic nie spada przez pęknięcia. Najlepsze wskazówki dotyczące śledzenia zleceń pracy jest mapowanie całego procesu zlecenia pracy od początku do końca, umieszczenie systemów do obsługi każdego etapu procesu i przypisanie osobom odpowiedzialności za każdy etap procesu i systemu śledzenia zamówień pracy. Wreszcie, firma musi wybrać, czy system ręcznego śledzenia zamówień pracy jest lepszą opcją.
W celu korzystania z systemu śledzenia zamówień pracy, właściciela firmy i pracownicy muszą spędzać czas na mapowaniu każdego etapu procesu. Na przykład, jeśli firma instalacyjna okna odbędzie telefon od klienta, aby zaplanować wizytę szacunkową, a następnie recepcjonistka przypisuje to jednemu z przedstawicieli w systemie kalendarzowym, to są to pierwsze dwaKroki w systemie śledzenia zamówień. Każdy krok, bez względu na to, jak mały, powinien być naszkicowany w ramach systemu śledzenia zamówień pracy.
Po znaniu każdego z kroków można zdecydować, w jaki sposób należy obsłużyć każdego kroku. Niektóre firmy wybierają system oprogramowania, który łączy ze swoją witryną, aby klienci mogli zaplanować własne spotkania. System automatycznie przypisuje kolejność pracy przedstawiciela. Kiedy przedstawiciel wychodzi, aby ukończyć zadanie, używa urządzenia ręcznego do zalogowania się postępu pracy, a serwer firmy jest aktualizowany, że praca jest zakończona, a faktura jest generowana i wysyłana do klienta.
Niezależnie od tego, czy system jest zautomatyzowany, czy ręczny, osoby należy przypisać osobom, aby być odpowiedzialnym za każdy etap procesu zlecenia pracy. Nawet system, który jest całkowicie zautomatyzowany, ma problemy i popełniane są błędy. Ktoś powinien być cesowanyD do okresowego sprawdzania postępów systemu - czy to codziennie, co tydzień, raz w miesiącu, czy kwartalnie.
Systemy zleceń pracy powinny również być stale oceniane w celu uzyskania sposobów poprawienia go, aby było szybsze i bardziej skuteczne. Po ocenie można ustalić, że można wyeliminować krok lub że do systemu śledzenia zamówień pracy należy dodać krok, aby go ulepszyć i uczynić go najlepszym.