Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące planowania przepływu pracy?
Gładkie planowanie przepływu pracy może zwiększyć rentowność firmy i skutkować bardziej wydajnym miejscem pracy. Pierwszą wskazówką do osiągnięcia optymalnego planowania przepływu pracy jest dokładne zdefiniowanie procesów związanych z przepływem pracy. Czasami procesy te działają już w obecnym schemacie produkcji. W innych przypadkach proces należy zdefiniować po raz pierwszy. Zdefiniowanie procesu pociąga za sobą analizowanie i wyliczenie każdego działania wykonanego za pomocą zmechanizowanych środków i personelu. Tylko poprzez zrozumienie wzajemnego oddziaływania działań można ulepszyć wydajność procesu.
W technicznym znaczeniu słowa proces jest sekwencją zadań połączonych chronologicznie i wspólnie podejmowanym w celu zwiększenia wartości poprzez przetwarzanie zasobu na wyjście. Wyjście to można następnie użyć w innym procesie i tak dalej, ponieważ każdy krok dodaje wartości do wyniku końcowego. Przykładem zadania przepływu pracy może być pracownik przeglądający zakupZamówienie ASE. Proces składałby się na przykład ze wszystkich zadań związanych z zakupem przedmiotu. Jeśli każdy proces jest prawidłowo zdefiniowany, cała wzajemna zależność produkcji przy użyciu zarówno maszyn, jak i osób osiągnie wyższy poziom wydajności.
W pewnym stopniu najlepsze wskazówki dotyczące planowania przepływu pracy zależą od zaplanowanego rodzaju przepływu pracy. W wielu przypadkach ważną wskazówką jest zainwestowanie w technologię zarządzania dokumentami, która może wyeliminować lub zmniejszyć liczbę razy, gdy kartka musi być obsługiwana przez personel. Jednocześnie zyskuje się również wydajność, unikając czasu spędzonego na poszukiwaniu niewłaściwych formalności. Dokumentacja skanowania w celu wprowadzenia do komputera niekoniecznie zwiększa wydajność przepływu pracy, szczególnie jeśli te procesy elektroniczne powielą te same nieefektywności, które powstały w obsłudze kopii papierowych.
Kolejną wskazówką jest planowanie z ostrożnością podczas instalacjinowy system oprogramowania do zarządzania projektami. Pozwól personelowi na dużo czasu. Zamknięcie całej operacji na tydzień w celu szkolenia personelu w nowej serii procesów może wydawać się ekstremalne. Jeśli skutkuje to odpowiednio przeszkolonymi pracownikami, którzy czują się komfortowo z nowym systemem planowania przepływu pracy, może to być mądra inwestycja z czasem.
Ogólna wskazówka, która dotyczy wielu elementów biznesowych, nie tylko planowania przepływu pracy, jest inwestowanie w kulturę korporacyjną, która umożliwia pracownikom postrzeganie siebie jako istotnych części procesu przepływu pracy. Znaczenie komunikacji w planowaniu przepływu pracy ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia degradacji procesu, ponieważ kultura ludzka ma ogromny wpływ na to, jak dobrze będzie działać planowanie przepływu pracy w prawdziwym świecie. To, co wydaje się optymalne w schemacie, może ewoluować i zmienić nieoczekiwany sposób, ze względu na czynnik ludzki w miejscu pracy.