Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące planowania przepływu pracy?
Płynne planowanie przepływu pracy może zwiększyć rentowność firmy i zapewnić bardziej wydajne miejsce pracy. Pierwszą wskazówką do osiągnięcia optymalnego harmonogramu przepływu pracy jest dokładne zdefiniowanie procesów związanych z przepływem pracy. Czasami procesy te już działają w obecnym schemacie produkcji. W innych przypadkach proces musi zostać zdefiniowany po raz pierwszy. Zdefiniowanie procesu wymaga analizy i wyliczenia każdego działania, które jest wykonywane zmechanizowanymi środkami i personelem. Jedynie poprzez zrozumienie wzajemnych zależności między zaangażowanymi działaniami można osiągnąć poprawę wydajności procesu.
W technicznym znaczeniu tego słowa proces jest sekwencją zadań powiązanych chronologicznie i wspólnie podejmowanych w celu dodania wartości poprzez przetworzenie zasobu w wynik. Ten wynik może być następnie wykorzystany w innym procesie i tak dalej, ponieważ każdy krok zwiększa wartość wyniku końcowego. Przykładem przepływu pracy może być pracownik przeglądający zamówienie zakupu. Proces składałby się na przykład ze wszystkich zadań związanych z zakupem przedmiotu. Jeśli każdy proces zostanie poprawnie zdefiniowany, cała współpraca produkcji przy użyciu zarówno maszyn, jak i ludzi pozwoli osiągnąć wyższy poziom wydajności.
Do pewnego stopnia najlepsze wskazówki dotyczące planowania przepływu pracy zależą od rodzaju planowanego przepływu pracy. W wielu przypadkach ważną wskazówką jest inwestowanie w technologię zarządzania dokumentami, która może wyeliminować lub zmniejszyć liczbę przypadków, w których kawałek papieru musi być obsługiwany przez personel. Jednocześnie zwiększa się efektywność, unikając czasu poświęconego na szukanie niewłaściwych dokumentów. Skanowanie dokumentacji w celu wprowadzenia do komputera niekoniecznie zwiększa efektywność przepływu pracy, szczególnie jeśli te elektroniczne procesy powielają te same nieefektywności, które powstały przy przetwarzaniu kopii papierowych.
Inną wskazówką jest ostrożne planowanie podczas instalowania nowego systemu oprogramowania do zarządzania projektami. Daj pracownikom wystarczająco dużo czasu na szkolenie. Zamknięcie całej operacji na tydzień w celu przeszkolenia personelu w zakresie nowej serii procesów może wydawać się ekstremalne. Jeśli jednak skutkuje to odpowiednio przeszkolonymi pracownikami, którzy czują się komfortowo dzięki nowemu systemowi planowania przepływu pracy, może to być rozsądna inwestycja amortyzowana w czasie.
Ogólna wskazówka, która ma zastosowanie do wielu elementów biznesowych, nie tylko planowania przepływu pracy, polega na inwestowaniu w kulturę korporacyjną, która umożliwia pracownikom postrzeganie siebie jako istotnych części procesu przepływu pracy. Znaczenie komunikacji w planowaniu przepływu pracy jest kluczowe dla uniknięcia degradacji procesu, ponieważ kultura ludzka ma ogromny wpływ na to, jak dobrze harmonogram przepływu pracy będzie działał w świecie rzeczywistym. To, co wydaje się optymalne na schemacie, może ewoluować i zmieniać się w nieoczekiwany sposób, ze względu na czynnik ludzki w miejscu pracy.