Jakie są najlepsze sposoby zapobiegania oszustwom związanym z kartami kredytowymi dla firm?
Istnieje wiele sposobów zapobiegania oszustwom popełnianym przy użyciu biznesowych kart kredytowych. Podobnie jak w przypadku zapobiegania osobistym oszustwom, najważniejszym krokiem, który należy podjąć, aby zaradzić oszustwom związanym z kartami kredytowymi dla firm, jest bardzo uważne obserwowanie wszystkich kont i otrzymywanie szybkich informacji o zgłaszaniu wszelkich nieautoryzowanych lub nietypowych działań. Ponieważ biznesowe karty kredytowe mogą mieć bardzo wysokie limity kredytowe w celu ułatwienia dużych transakcji, kluczowe znaczenie ma także zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego takich kart.
Gdy urzędnikom i pracownikom wydawane są biznesowe karty kredytowe, należy zapoznać się z zasadami firmy dotyczącymi kart kredytowych. Kart należy używać wyłącznie do autoryzowanych wydatków służbowych i nie należy ich pożyczać ani udostępniać innym osobom. Ludzie powinni zachować przejrzystą dokumentację i przesłać ją wraz ze swoimi oświadczeniami, aby wykazać, że nie ma w nich fałszywych lub osobistych transakcji.
Osobom posiadającym karty firmowe należy przypomnieć, że są odpowiedzialne za zabezpieczenie kart pod swoją opieką. Jeśli to możliwe, powinni fizycznie przesuwać karty, a nie przesyłać numery przez telefon lub Internet. Ponadto powinni dokładnie sprawdzić wszystkie stwierdzenia pod kątem jakichkolwiek oznak szczególnej aktywności. Takie działania należy niezwłocznie zgłaszać wydawcy karty i firmie, aby karta mogła zostać anulowana, aby zapobiec dalszym transakcjom.
Firmy powinny również dokładnie rozważyć, czy poszczególni pracownicy potrzebują kart kredytowych. Oszustwa związane z kartami kredytowymi dla firm można ograniczyć, utrzymując niską liczbę kont związanych z działalnością firmy i ograniczając linie kredytowe na poszczególnych kartach. Na przykład pracownik, który otrzymał kartę kredytową, aby kupić tylko benzynę, prawdopodobnie nie potrzebuje dużej linii kredytowej lub może otrzymać specjalną kartę gazową, której można używać wyłącznie do zakupu paliwa.
Powszechna forma oszustw związanych z kartami kredytowymi dla firm występuje, gdy pracownicy odchodzą, a ich karty nie są odbierane i anulowane. Gdy pracownik rezygnuje lub zostaje zwolniony, należy zabrać wszelkie zabezpieczone elementy, które pracownik ma, w tym klucze biurowe, karty identyfikacyjne, karty kredytowe, laptopy, telefony firmowe i inne materiały. Jeśli pracownicy stracą którykolwiek z tych elementów, utratę należy natychmiast zgłosić, aby firma mogła w razie potrzeby podjąć środki bezpieczeństwa.
Dostawcy mogą być kolejnym źródłem oszustw związanych z kartami kredytowymi dla firm, przypadkiem lub z zamiarem. Firmy powinny współpracować tylko z dostawcami, którzy mogą obsługiwać zabezpieczone transakcje, i powinni zapytać dostawców o bezpieczeństwo ich dokumentacji biznesowej. Zaleca się również zapytać sprzedawców o ich zasady dotyczące opłat, aby upewnić się, że uzasadnione obciążenie nie zostanie przypadkowo uznane za oszustwo związane z kartami kredytowymi dla firm.