Jakie są różne obowiązki asystenta administracyjnego?
Asystent administracyjny może pracować bezpośrednio pod jednym wyższym administratorem lub może pracować jako asystent zespołu administratorów. Ta pozycja istnieje w wielu dziedzinach i branżach, od wojska po projektowanie architektoniczne. Obowiązki asystenta administracyjnego często obejmują obowiązki urzędnicze, ale mogą obejmować bardziej wyspecjalizowane zadania w niektórych branżach.
Spędzanie dużej ilości czasu przy komputerze jest często częścią pracy asystenta administracyjnego. Jest prawdopodobne, że będzie dużo pisać. Dokumenty, które może wpisać, mogą obejmować raporty lub korespondencję od starszego administratora do strony trzeciej. Czasami może pisać na podstawie dostarczonych jej szkiców lub notatek. W innych przypadkach może być wymagane samodzielne napisanie materiałów.
Obowiązki asystenta administracyjnego mogą również obejmować weryfikację pracy wykonanej przez innych. Niektórzy starsi administratorzy wymagają od swoich asystentów administracyjnych zapoznania się z dokumentami i raportami napisanymi przez innych pracowników. Może być konieczne, aby asystent administracyjny podkreślił błędy lub obszary, w których język jest zbyt techniczny dla ogółu odbiorców.
Odpowiedzi na wnioski, zapytania i skargi mogą również znajdować się na liście obowiązków asystenta administracyjnego. Starsi administratorzy są często zbyt zajęci, aby komunikować się ze wszystkimi, którzy potrzebują uwagi. Ich asystenci zazwyczaj zwalniają ich z tych obciążeń, odpowiadając na e-maile, sprawdzając połączenia i czytając ich pocztę.
Planowanie to kolejne zadanie często przypisywane asystentowi administracyjnemu. Wielu starszych administratorów polega na swoich asystentach, którzy utrzymują ich porządek. Asystent często planuje spotkania, spotkania i wywiady. Chociaż starszy administrator jest jej przełożonym, asystent może być zmuszony zdecydowanie zasugerować, aby pewne czynności zostały wykonane o określonej godzinie lub przełożone na później.
Ponieważ starszy administrator nie może być wszędzie, gdzie musi być, obowiązki asystenta administracyjnego mogą obejmować działanie w zastępstwie. Często zdarza się, że asystenci administracyjni są zobowiązani do uczestnictwa w spotkaniach i późniejszego poinformowania starszego administratora. Asystent może również musieć spotkać się z niektórymi klientami lub partnerami biznesowymi. Może być upoważniona do podejmowania niektórych decyzji w imieniu swojego przełożonego lub może być po prostu zobowiązana do przekazania najważniejszych wydarzeń z dyskusji.
Asystentka administracyjna może również stwierdzić, że musi przeprowadzić wiele badań. Może to być regularna część jej obowiązków lub okazjonalna prośba. Starsi administratorzy są często odpowiedzialni za różne raporty, projekty i propozycje, które muszą zostać wypełnione w określonych terminach. Może nie być możliwe zebranie przez nich wszystkich potrzebnych informacji i skomponowanie wymaganych materiałów.
Inne obowiązki asystenta administracyjnego mogą wydawać się zadaniami służącymi. W przypadku posiedzeń zarządu asystent administracyjny może być zmuszony zorganizować lunch. Może zostać poproszona o przygotowanie lub przyniesienie kawy, gdy jest to potrzebne. Zadania takie jak pójście na pocztę, podpisanie listów poleconych i składanie dokumentów mogą być jej przypisane.