Jakie są różne rodzaje narzędzi do zarządzania aktywami?
Dostępne są narzędzia do zarządzania aktywami, które wspierają osoby fizyczne, małe firmy i duże organizacje. Większość narzędzi do zarządzania aktywami to oprogramowanie lub systemy internetowe. Istnieją narzędzia obsługujące środki trwałe, podczas gdy inne narzędzia obsługują zasoby cyfrowe, a niektóre narzędzia obsługują wiele rodzajów zasobów.
Dana osoba może być zainteresowana narzędziem do zarządzania aktywami, które umożliwia jej śledzenie stałych i ruchomych pozycji. Narzędzia te pozwalają użytkownikowi na prowadzenie domowego spisu wszystkich cennych przedmiotów. Indywidualne oprogramowanie do zarządzania aktywami można kupić jako samodzielną aplikację lub jako część ogólnego pakietu rachunków osobistych.
Małe firmy mogą utrzymywać wiele różnych rodzajów harmonogramów zasobów biznesowych. Mała firma może korzystać z oprogramowania podobnego do oprogramowania osoby fizycznej w celu śledzenia tych zasobów. Dostępnych jest wiele programów do obsługi każdego rodzaju zapasów i harmonogramów. Małej firmie może być łatwiej znaleźć wiele narzędzi do zarządzania swoimi zasobami. Zasadniczo w przypadku mniejszych organizacji bardziej opłacalne jest kupowanie programów zarządzających konkretnymi typami zasobów niż oprogramowania zarządzającego wszystkimi typami zasobów.
Duże organizacje, takie jak korporacje lub podmioty rządowe, zwykle kupują narzędzia do zarządzania aktywami, które obsługują wiele różnych typów aktywów w ramach tego samego programu. Koszt licencji na oprogramowanie dla takich narzędzi do zarządzania aktywami może być rozłożony na różne części organizacji. Korzystanie z jednego programu do zarządzania wszystkimi zasobami pozwala organizacji na raportowanie i analizowanie zasobów razem lub osobno. Tego rodzaju narzędzia do zarządzania aktywami są często powiązane z innymi dużymi systemami organizacji, takimi jak rachunkowość finansowa lub aplikacje do odzyskiwania po awarii.
Dużej organizacji czasami trudno jest włączyć zarządzanie zasobami cyfrowymi do tego samego programu, z którego korzysta organizacja we wszystkich innych procesach zarządzania zasobami. Wynika to z potrzeby posiadania większej biblioteki do zarządzania zasobami cyfrowymi niż bazy danych. Zasoby cyfrowe są również liczniejsze niż inne rodzaje aktywów. System do zarządzania tymi zasobami wymaga szerszych możliwości oznaczania określonych zasobów przyrostowymi informacjami.
Cyfrowy system zarządzania aktywami może obsługiwać inne typy aktywów. Zasadniczo osoba fizyczna lub mała firma częściej korzysta z tego mieszanego podejścia do zarządzania aktywami. W tym scenariuszu dana osoba może zawrzeć całą swoją bibliotekę zdjęć w tym samym zestawie baz danych, co jej domowy spis. Program do zarządzania zasobami cyfrowymi może wspierać oznaczanie zasobów wieloma informacjami w celu ich odzyskania.