Jakie są różne rodzaje faktur biznesowych?
Faktury biznesowe to rachunki, które wyszczególniają ilość zakupionych towarów, koszt i termin płatności. Dokumenty te są tworzone przez sprzedającego i przekazywane kupującemu. Mają kilka standardowych elementów, które są wspólne dla wszystkich faktur, takich jak wyżej wymienione kategorie, ale różnią się także pod wieloma innymi względami. Od faktur standardowych po faktury pro forma, faktury korygujące i faktury handlowe - każdy ma na celu udowodnienie, że klientowi przysługują określone towary z wielu różnych powodów.
Standardowa faktura za zamówienie będzie miała podobny układ, bez względu na to, czy zostanie użyta do sprzedaży kilku ołówków, kilku milionów baryłek oliwy z oliwek lub czegoś pomiędzy. Jest to uważane za najbardziej podstawowy możliwy dokument fakturowania i zapewnia kilka niezbędnych informacji, aby zarówno poinformować nabywcę o szczegółach, jak i zachować dokumentację. Oprócz standardowego wykazu ilości, ceny i daty płatności standardowa faktura zawiera unikalny numer zamówienia, dane kontaktowe sprzedawcy i zwykle słowo „faktura” gdzieś w dokumencie.
Ten standardowy model jest szeroko stosowany w fakturowaniu na całym świecie, ale wiele razy potrzebne są różne faktury biznesowe. Jedną z takich odmian jest faktura handlowa. Jest to dokument towarzyszący międzynarodowej sprzedaży towarów, który jest często tworzony jako dodatek do standardowej faktury. Faktura handlowa zawiera szereg szczegółowych danych dotyczących sprzedaży w celu spełnienia wymagań celnych dla krajów uczestniczących w sprzedaży. Celem tych faktur biznesowych jest pomoc urzędnikom w obliczeniu stawek taryfowych.
Faktury pro forma są również wykorzystywane w handlu międzynarodowym. Te faktury handlowe zawierają jedynie listę sprzedawców i nabywców towarów, ich cenę, opis towarów oraz wzmiankę o zamiarze sprzedaży międzynarodowej. Dokument ten zwykle poprzedza fakturę w celu powiadomienia właściwych urzędników celnych o oczekującej międzynarodowej sprzedaży. Faktura pro forma nie jest wystawiana, dopóki obie strony nie uzgodnią szczegółów, takich jak ilość i cena.
Inny rodzaj faktury za usługi dotyczy zwracanych przedmiotów. Faktury te, zwane notą kredytową, przedstawiają wartość kredytu udzielonego kupującemu w przypadku zwrotu towarów. Kwota może być równa lub niższa od ceny zakupu, zgodnie z polityką firmy, ale równanie pokazujące, w jaki sposób ta suma została utworzona, zwykle znajduje się na fakturze korygującej.