Jakie są różne rodzaje rejestrów publicznych?

Dokumentacja publiczna to dokumentacja dostępna do publicznej kontroli. Zapisy te są często oferowane publicznie za darmo w celu sprawdzenia w miejscu, w którym są przechowywane. W innych przypadkach mogą być dostępne za niewielką opłatą. Rejestry publiczne są często nazywane zgodnie z tym, gdzie są przechowywane lub skąd pochodzą. Istnieją akta sądowe, akta stanu, akta powiatu i akta miasta. Są też dostępne publicznie akta przechowywane przez rząd federalny.

Teoretycznie w demokracji każdy zapis, który jest produkowany i opłacany na koszt podatnika, powinien być rejestrem publicznym. Zdarzają się jednak przypadki, gdy zapisy te mogą nie być natychmiast dostępne. Dzieje się tak często w przypadku, gdy informacje zawarte w aktach zagroziłyby bezpieczeństwu narodowemu, zakłócałyby postępowanie sądowe lub naruszałyby prawo osoby do prywatności. W pewnym momencie rekordy mogą zostać udostępnione. Te, które można nazwać odtajnionymi rejestrami publicznymi.

Każda jurysdykcja traktuje rekordy publiczne nieco inaczej. Na przykład w niektórych stanach uzyskanie aktu urodzenia może wymagać kontaktu z urzędem stanu cywilnego lub podobnym urzędem. W innych przypadkach konieczne będzie skontaktowanie się z urzędem okręgowym odpowiedzialnym za takie statystyki. W niektórych przypadkach nawet pozornie powiązane zapisy będą przechowywane w dwóch różnych miejscach. Akt ślubu może być przechowywany w urzędzie powiatowym. Dekret rozwodowy dotyczący tego samego małżeństwa często będzie przechowywany u sekretarza sądu.

Dlatego ważne jest, aby osoba poszukująca rekordu publicznego dokładnie zrozumiała, jakiego rodzaju rekordu szuka. Może to zaoszczędzić godziny wyszukiwania lub zaoszczędzić niedogodności związanych z przejściem do niewłaściwej lokalizacji. Ponieważ każdy stan i okręg może mieć inny system, najlepiej zadzwonić, zidentyfikować rodzaje potrzebnych rejestrów publicznych i zapytać, gdzie się znajdują.

W niektórych przypadkach kopie rejestrów publicznych mogą być wysyłane do poszczególnych osób, choć często będzie to zależeć od rodzaju rejestru publicznego. Nawet bezpłatne rejestry publiczne będą prawdopodobnie związane z opłatami za kopiowanie i opłaty pocztowe, jeśli zostaną wysłane do osoby fizycznej. Zgodnie z prawem stanowym i federalnym opłaty te muszą być rozsądne i dokładnie odzwierciedlać koszty związane z produkcją dokumentacji. Mogą obejmować koszt materiałów i czas pracownika, który szukał rekordów.

W niektórych przypadkach publicznego wyszukiwania danych można dokonać online. Mogą to być publiczne rejestry karne, akta nieruchomości i inne akta sądowe. Chociaż informacje nie będą miały takiej samej postaci jak zapisy fizyczne, podstawowe informacje są zwykle wszystkie dostępne. Jeśli nie, wyszukiwanie online może dostarczyć szczegółowych informacji na temat dostępu do pełnych zapisów.