Jakie są zasady gramatyki biznesowej?

Pisanie tekstu edukacyjnego, korespondencji osobistej i materiałów do komunikacji biznesowej ma podobne zasady gramatyczne, ale ma też różnice. Podczas gdy gramatyka tradycyjna jest ważna, niektóre z najważniejszych zasad gramatyki biznesowej dotyczą profesjonalnego tonu i konotacji komunikacji.

Jedną z pierwszych zasad gramatyki biznesowej jest sprawdzanie poprawności gramatycznej i błędów. Na szczęście istnieją narzędzia, które mogą to sprawdzić automatycznie. Oprogramowanie do sprawdzania gramatyki istnieje dla prawie każdego rodzaju edytora tekstu. Ponieważ każdej osobie trudno jest poznać wszystkie reguły gramatyczne, oprogramowanie pomaga wychwycić błędy gramatyczne, które mogą powodować zawstydzające błędy dla firmy.

Formalność to kolejna z zasad gramatyki biznesowej. Zasadniczo gramatyka i ton mają bardziej formalny charakter w korespondencji biznesowej niż w korespondencji osobistej. Nie dotyczy to wszystkich firm, ale z reguły tak jest. Niektóre firmy działają w sposób bardziej nieformalny, co przekłada się na bardziej wyluzowany i nieformalny ton w komunikacji biznesowej.

Kolejną z zasad gramatyki biznesowej jest wybór stylu gramatyki. Większość firm wybiera styl Chicago Manual lub AP Manual. Istnieją różnice gramatyczne między tymi dwoma stylami. Ręczny styl, który wybierze firma, może zmienić użycie gramatyki w komunikacji biznesowej.

Niektóre różnice gramatyczne dotyczą sposobu zapisywania liczb. Na przykład zasady gramatyki biznesowej określają, czy należy przeliterować liczby od jednego do dziewięciu. Te same zasady mówią o używaniu liczb w przypadku cyfr powyżej dziewięciu. Zasady mogą również zawierać wskazówki, czy „i” na liście zawiera przecinek przed ostatnią częścią listy, czy nie.

Zasady gramatyki biznesowej dyktują również obsługę korespondencji biznesowej. Na przykład rozsądnie jest, aby firmy wysyłały komunikaty biznesowe za pośrednictwem obszernego procesu korekty. Mądrze jest, aby co najmniej dwie osoby przeglądały pisownię i gramatykę w jednym kawałku, zanim wyjdzie jako wewnętrzna lub zewnętrzna forma komunikacji. Jeśli to możliwe, co najmniej trzy osoby powinny sprawdzić utwór, aby sprawdzić gramatykę i błędy ortograficzne, a także dokładność informacji.