Jakie są kroki w planowaniu projektu?
Planowanie projektu zapewnia firmie różne kroki, które należy podjąć, rozpoczynając działalność na dużą skalę. Chociaż nie wszystkie firmy przechodzą proces planowania projektu, kroki są wspólne dla wielu typów projektów. Pierwsze kroki często obejmują stworzenie planu zasobów i przeprowadzenie oceny ryzyka, a następnie przekazanie planu niezbędnym działom, potwierdzenie dostawców i zamówienie niezbędnych pozycji. Firmy mogą na przemian na każdym kroku, aby zaspokoić swoje potrzeby. Po zakończeniu fazy planowania projektu firma rozpoczyna wdrażanie projektu i zarządzanie nim.
Plan zasobów w planowaniu projektu pomaga właścicielom i menedżerom odkryć, jakie elementy są niezbędne do ukończenia projektów. Wspólne zasoby obejmują bezpośrednie materiały, robociznę i koszty ogólne. Ten krok wymaga od zespołu zarządzającego firmy oceny tego, co mają pod ręką i czego będą potrzebować, aby rozpocząć i ukończyć projekt. Analiza kosztów jest również częścią tego planu. Identyfikacja wielu źródeł potrzebnych zasobów rozpoczyna proces projektu.
Ocena ryzyka pomaga firmie określić potencjalną nagrodę w związku z możliwymi wadami projektu. Ryzyko może być finansowe, operacyjne, środowiskowe lub innego rodzaju. Firmy patrzą na każdy czynnik i określają siłę każdego z nich; decydują również o hierarchii każdego czynnika ryzyka. Po dokonaniu przeglądu wszystkich ryzyk na etapie planowania projektu właściciele i menedżerowie decydują, czy korzyści - zwroty finansowe - będą wyższe niż koszty wszystkich czynników ryzyka łącznie. Nie wszystkie czynniki ryzyka wpływają na każdy projekt w ten sam sposób lub wcale.
Gdy firmy wybiorą projekt i stwierdzą, że niesie ono akceptowalne ryzyko, przekazują plan niezbędnym działom. Dzięki temu więcej osób przechodzi w fazę planowania projektu. Firmy korzystają z tych dodatkowych pracowników i pracowników, aby określić najlepszą metodę wdrożenia. Ten krok rozpoczyna także proces kontaktowania się z dostawcami i szukania niezbędnych zasobów do ukończenia projektu. Zmiany lub korekty mogą być konieczne do planów w celu dostosowania do bieżącej działalności firmy.
Potwierdzanie dostawców zbliża się do końca fazy planowania projektu. Gdy firma ma pojęcie o jakości i ilości potrzebnych zasobów, potwierdza, którzy dostawcy mogą zaspokoić potrzeby firmy. Projekty na dużą skalę mogą wymagać zastosowania umów na wyłączność w celu utrzymania stałego poziomu zasobów. Możliwe mogą być również negocjacje rabatów cenowych na podstawie wielkości lub innych czynników.
Ostatnim etapem planowania projektu jest pozyskanie elementów potrzebnych do projektu. Składanie zamówień, przyjmowanie towarów i kontrola ich jakości są częścią tego procesu. Zamówienia często trwają w sposób ciągły dla projektu. Wymaga to powtarzalnego procesu zaopatrzenia. Firma może skorzystać z obecnego systemu lub założyć spółkę zależną w razie potrzeby w celu zamówienia i odbioru towarów.