Co robi dział dystrybucji?

Działy dystrybucji to działy, których zadaniem jest przyjmowanie przedmiotów zamawianych od dostawców i kierowanie ich do właściwego działu lub działu w firmie. Chodzi o to, aby stworzyć sytuację, w której wszystkie towary są rozliczane od momentu ich dostarczenia, aż do momentu, w którym zostaną wydane określonej jednostce w przedsiębiorstwie. Zastosowanie działu dystrybucji bardzo ułatwia zarządzanie kosztami i zmniejszenie potencjalnego marnotrawstwa, a także zminimalizowanie możliwości opóźnienia produkcji z powodu przekazania towarów do niewłaściwego działu w momencie dostawy.

Wielkość i zakres działu dystrybucji będą się różnić w zależności od ustawień biznesowych. Zasadniczo towary przychodzące są przyjmowane przez dział przyjmujący, który sprawdza, czy otrzymane towary są tego samego rodzaju i ilości co odzwierciedlone w dokumentach towarzyszących. Stamtąd towary są umieszczane w miejscu przechowywania, a formalności są przekazywane do działu dystrybucji. Tam ci, którzy są zaangażowani w proces zarządzania dystrybucją, podejmują działania w celu przekazania otrzymanych towarów do odpowiednich działów lub działów w firmie. Po dostarczeniu towarów do właściwego działu personel dystrybucji rejestruje datę i godzinę dostawy, kto otrzymał towary, a następnie oznacza transakcję jako zakończoną.

Korzystanie z działu dystrybucji jest korzystne na kilka sposobów. Po pierwsze, dział dodaje kolejny poziom bezpieczeństwa, ponieważ dokładna kontrola tego, gdzie obecnie odbierane towary znajdują się w rurociągu firmy, pomaga ograniczyć możliwość kradzieży pracowników. Ilość towarów musi zgadzać się z tym, co pokazano jako otrzymane przez dział przyjmujący, a także musi zgadzać się z ilościami, które są wydawane lub dystrybuowane do różnych działów w strukturze firmy. Jeśli istnieje jakaś wariancja, można podjąć kroki w celu ustalenia, gdzie miała miejsce wariancja, a tym samym ułatwić identyfikację, kto mógł ukraść towar.

Zazwyczaj istnieje kilka zadań działu dystrybucji wspólnych dla tego rodzaju operacji. Wraz z kierownikiem działu, jeden lub więcej operatorów dystrybucji jest zwykle częścią zespołu dystrybucji. Operatorzy często współpracują z działem przyjmującym w celu weryfikacji ilości i rodzajów towarów, upewnienia się, że są one przechowywane we właściwym miejscu, podczas gdy oczekuje się dystrybucji do innych obszarów firmy, i przygotowują dokumenty, które zezwalają na usunięcie towarów z magazynu i ich transport do miejsca docelowego. Niektórzy operatorzy mogą bardziej koncentrować się na faktycznej obsłudze towarów, podczas gdy inni zajmują się czynnościami biurowymi związanymi z procesem dystrybucji.