Co robi facylitator spotkania?
Facylitator spotkania może pełnić różne role, w zależności od rodzaju spotkania. Na przykład może być odpowiedzialny za nagrywanie minut i zapewnienie, że przemówienia, dyskusje lub prezentacje są przechowywane w wyznaczonych czasach. Niektóre spotkania mogą dotyczyć kontrowersyjnych lub emocjonalnych tematów, więc facylitator może działać bardziej jako moderator spotkania w tym przypadku. Inną typową odpowiedzialnością facylitatora spotkania jest utrzymanie odpowiedniego dialogu poprzez zatrzymanie lub zmianę kierunku, gdy rozmowa zniknie. Ogólnie rzecz biorąc, pomaga i prowadzi proces bez próby wpływania na wynik.
Organizacje planują spotkania z różnych powodów. Są to standardowa procedura dla wielu rodzajów firm, podczas gdy inne mogą być rzadko odbywające się spotkania. Rodzaje spotkań mogą obejmować cotygodniowe spotkania pracowników po rekolekcje korporacyjne, które trwają kilka dni. Spotkania mogą odbyć się w biurze, w miejscu poza miejscem, a nawet online. May możeBądź pracownikiem, takim jak członek personelu administracyjnego lub może być zewnętrznym konsultantem zatrudnionym specjalnie w celu organizowania i prowadzenia spotkań.
Przed spotkaniem facylitator spotkania zwykle przygotowuje się, identyfikując i badając wszelkie istotne problemy. Może stworzyć program i komunikować się z uczestnikami spotkania, informując ich o szczegółach i dostarczając wcześniejszych informacji, takich jak tematy do dyskusji. Często facylitatorzy dbają o szczegóły logistyczne, takie jak konfigurowanie miejsca spotkań z potrzebami takimi jak meble, materiały eksploatacyjne i poczęstunek.
Często nazywany moderatorem facylitator spotkania może mieć listę problemów lub pytań do dyskusji. Zwykle rozpoczyna dialog i może zatrzymać czas, zmieniając temat, aby w razie potrzeby rozwinąć dyskusję. Często nie ma udziału w wyniku, ale działa jako bezstronny agent organizacjization. Może uczestniczyć, zachęcając do dyskusji i pomagając niektórym osobom przyczynić się. Oprócz robienia osobistych notatek może również korzystać z dużej tablicy lub innej pomocy wizualnej w celu uzupełnienia dyskusji i rozszerzenia pomysłów.
Facylitator spotkania często działa również jako rejestrator spotkań. Może uczestniczyć w dialogu, ale jego główną funkcją jest rejestrowanie minut. Zwykle odbywa się to poprzez pisząc lub wpisując je ręcznie lub za pomocą urządzenia rejestrującego. Później rejestrator może transkrybować notatki i rozpowszechniać minuty spotkań lub raportów.
Jednym z cech dobrego facylitatora spotkania jest możliwość bycia bezstronnym. Wykazanie dbałości o szczegóły i pomaganie uczestnikom przestrzegając ich przydzielonych czasów, jednocześnie poczynionym postępowaniem w zakresie stwierdzonych celów to inne korzystne umiejętności. Ogólnie rzecz biorąc, wiodące skuteczne spotkania obejmują również chęć facylitatora spotkania do kontynuowania kontaktu z uczestnikami i pomoc w podjęciu działańw kierunku dowolnych celów, które przedstawili.