Co robi firma zakupowa?
Firmy zajmujące się zaopatrzeniem to firmy, które zawierają umowy z klientami w celu zlokalizowania i zabezpieczenia różnego rodzaju zasobów pożądanych przez klienta. Firma zajmująca się zakupami może mieć strukturę umożliwiającą wyszukiwanie, kwalifikowanie i pozyskiwanie określonych rodzajów zasobów, takich jak surowce dla zakładu tekstylnego, lub świadczenie usług, które pozwalają zlokalizować i zabezpieczyć wszelkiego rodzaju przedmioty potrzebne klientowi. Firmy tego typu mogą ustanowić długoterminowe relacje z klientami, przyjmując na stałe wiele zleceń lub zawrzeć umowę na przyjęcie pojedynczego zlecenia od klienta. Proces pozyskiwania niezbędnych zasobów może wymagać bardzo niewiele czasu i wysiłku lub może zająć miesiące, w zależności od okoliczności klienta.
W rzeczywistości firma zaopatrzeniowa spotka się z klientem, aby ocenić potrzeby i pragnienia klienta. Po uzgodnieniu, co firma ma znaleźć i zabezpieczyć w imieniu klienta, rozpoczyna się okres badań i dochodzeń. Na tym etapie firma zaopatrzeniowa zidentyfikuje i oceni wiele źródeł pożądanych towarów lub usług, ostatecznie rozliczając się z kilkoma dostawcami, którzy mogą dostarczyć to, co jest wymagane.
Wraz z lokalizowaniem i kwalifikowaniem zasobów w imieniu klientów, firma zajmująca się zakupami będzie również dążyć do uzyskania możliwie najlepszej ceny dla klienta. Obejmuje to często prowadzenie wstępnych negocjacji z potencjalnymi dostawcami w celu uzyskania jak największej zniżki od standardowych cen. Gdy firma uzyska najbardziej możliwe warunki, informacje są przekazywane klientowi, który może następnie zdecydować, czy zaakceptować warunki i zawrzeć umowę z dostawcą. Jeśli warunki nie są akceptowalne dla klienta, firma zakupowa kontynuuje poszukiwanie innego rozwiązania.
W zakresie płatności firma zamawiająca może naliczyć zryczałtowaną stawkę, zależnie od charakteru cesji. Inni mogą naliczać stawkę godzinową obowiązującą za wszystkie konsultacje, godziny poświęcone na badanie potencjalnych dostawców niezbędnych zasobów oraz czas poświęcony na zakwalifikowanie kandydatów. Sama firma zwykle nie jest stroną faktycznej umowy zawartej między klientem a sprzedawcą. Ostateczna odpowiedzialność za umowę spoczywa między tymi dwiema stronami, a firma zamawiająca działa jedynie jako pośrednik.
Firmy czasami wykorzystują firmę zakupową jako sposób na znalezienie tego, czego potrzebują, bez konieczności odkładania części własnych zasobów na obsługę procesu lokalizowania i kwalifikacji potencjalnych dostawców lub dostawców. Często korzystanie z usług zaopatrzenia dla tych funkcji pozwala zaoszczędzić dużo pieniędzy i czasu, dzięki czemu firma może zacząć czerpać korzyści z nowych relacji z dostawcami i, miejmy nadzieję, poprawić działanie i rentowność firmy.