Co to jest pozyskanie oferty?
Pozyskiwanie ofert jest strategią stosowaną przez wiele firm i innych podmiotów jako sposób komunikowania się z potencjalnymi dostawcami i zachęcania ich do podjęcia pewnego rodzaju dialogu na temat możliwych relacji roboczych. W kontekście procesu pozyskiwania zwykle znajdują się instrukcje dotyczące sposobu nawiązania kontaktu i zakwalifikowania się do udziału w takich okazjach, jak składanie wniosków i wycen projektów oraz uczestnictwo w sytuacji aukcyjnej w celu zabezpieczenia towarów lub usług. W procesie pozyskiwania ofert można zastosować wiele różnych narzędzi komunikacji, w tym kontrolowaną komunikację za pośrednictwem poczty i korzystanie z opcji mediów publicznych w celu dotarcia do szerszego grona potencjalnych kandydatów.
Jednym z bardziej wskazanych podejść do pozyskiwania ofert jest, aby firmy, agencje rządowe i inne podmioty prowadziły prywatne badania frontonu, a następnie zapraszały sprzedawców, którzy spełniają swoje kwalifikacje, do dostarczania informacji o tym, co mogą zaoferować zarówno pod względem produktów, jak i cen. Jednym z powszechnych mechanizmów tego podejścia jest wysyłanie zapytań ofertowych (RFP) do wybranej grupy potencjalnych dostawców, a następnie ocena wszystkich złożonych wniosków w celu ustalenia, kto otrzyma zlecenie. Podobne podejście polega na wystawieniu zapytania ofertowego (ZO), strategii, która może być również wykorzystana do ustanowienia długoterminowych relacji z dostawcą lub do powiązania z jednorazowym projektem.
Dzięki procesowi pozyskiwania ofert możliwe jest ustrukturyzowanie procesu w dowolny sposób, który leży w najlepszym interesie firmy. W niektórych przypadkach proces może obejmować żądanie ofert zamkniętych, co oznacza, że tylko osoby odpowiedzialne za ocenę ofert lub ofert faktycznie widzą ceny podane przez wszystkich oferentów. W innych przypadkach, na przykład gdy proces przetargowy jest wykorzystywany w ramach zaproszenia, firma może pozwolić wszystkim potencjalnym sprzedawcom zobaczyć aktualną najniższą ofertę, niekoniecznie ujawniając tożsamość tego oferenta.
Łączenie się z potencjalnymi sprzedawcami może mieć bardzo szerokie podejście, a także bardziej skoncentrowane. Rządy stanowe, prowincjonalne, a nawet krajowe nierzadko reklamują nadchodzące projekty we wszelkiego rodzaju mediach, aby zachęcić dowolnego wykwalifikowanego dostawcę do złożenia oferty w jakiejś formie. Publikowanie ofert pozyskiwania ofert może obejmować korzystanie z mediów drukowanych, które są szeroko dostępne na żądanie lub dystrybuowane za pomocą kampanii mailowych, aby dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców. Od czasu pojawienia się Internetu agencje rządowe i niektóre firmy coraz częściej tworzą witryny internetowe poświęcone bieżącym projektom otwartym na oferty. Zazwyczaj zarówno publikacje drukowane, jak i strony internetowe zawierają szczegółowe informacje na temat zakwalifikowania się do złożenia oferty, szczegółowe informacje na temat składania oferty lub oferty oraz sprawdzania statusu oferty w późniejszym terminie.