Co to jest szablon oferty?
Szablon oferty to format dokumentu konspektu stosowany przez organizacje ubiegające się o dofinansowanie projektu lub wygraną w projekcie komercyjnym. W niektórych przypadkach organizacja opracowuje standardowy szablon oferty, który rozważa oferty konkurencyjne. W innych przypadkach licytujący mogą mieć własne szablony używane do licytowania w wielu scenariuszach.
Najprostszą formą szablonu oferty jest ta, która jest dołączona do oprogramowania biurowego lub jest produkowana niezależnie. Zwykle są to po prostu kontury dokumentów, które obejmują większość zagadnień objętych formalną ofertą. W niektórych przypadkach szablon można skonfigurować do pracy z firmową bazą danych, aby komputer mógł automatycznie pobierać i wstawiać odpowiednie informacje. Chociaż korzystanie z tej formy szablonu może być prostą i łatwą opcją, szczególnie w przypadku organizacji o ograniczonych zasobach, nie zawsze będzie ona obejmować wszystkie informacje, które albo organizacja licytacyjna chce podać, albo organizacja, która rozważa oferty.
Inną opcją jest organizacja, która przeprowadza wiele ofert z wieloma organizacjami, aby mieć własny szablon ofert. Będzie to standardowy zarys dokumentu dostępny dla wszystkich pracowników i używany przez nich. Główną zaletą tego jest to, że ułatwia menedżerom i działom finansowym sprawdzenie ofert przed zatwierdzeniem ich do złożenia. Dba również o to, aby mniej doświadczeni pracownicy uwzględniali w ofertach wszystkie szczegóły, które firma uważa za ważne.
W niektórych przypadkach organizacja, która rozważy oferty, wyda własny standardowy szablon oferty. Zapewni to, że otrzyma oferty w spójnym formacie, a oferenci zostaną poproszeni o podanie szczegółowych informacji potrzebnych organizacji do oceny każdej oferty. Ten system może być problematyczny, jeśli szablon działa poprawnie tylko wtedy, gdy jest używany w konkretnym oprogramowaniu do edycji dokumentów, szczególnie w przypadku organizacji publicznej, która jest zobowiązana do udostępnienia procesu licytacji wszystkim oferentom. Takie szablony muszą również zapewniać pewną elastyczność w kontaktach z oferentami, którzy muszą podać informacje nieobjęte formatem.
Pomimo tych problemów organizacja składająca ofertę powinna zawsze prawie zawsze korzystać z dostarczonego szablonu oferty. Nieprzestrzeganie tego może oznaczać, że oferta jest automatycznie odrzucana, szczególnie w przypadkach, gdy istnieje duża liczba oferentów. Dokładne przestudiowanie i wypełnienie szablonu oferty może również dać wgląd w to, czego szuka organizacja oceniająca oferty, dając w ten sposób oferentowi większą szansę na dostosowanie jego oferty.