Co to jest firmowa karta kredytowa?
Firmową kartę kredytową można zdefiniować na kilka sposobów. Może to być karta dostępna do użytku dla wszystkich członków firmy, zwłaszcza małych firm. Karty te mogą być używane jako główny sposób codziennego kupowania rzeczy. Alternatywnie, firma może wydać kartę kredytową kilku pracownikom, zwłaszcza tym, którzy muszą podróżować w interesach i muszą pokryć wydatki pokrywane przez firmę po drodze.
Firma jest odpowiedzialna za płacenie rachunków za oba rodzaje firmowych kart kredytowych, pod warunkiem, że ich użycie jest ściśle przeznaczone na zatwierdzone wydatki biznesowe. Może to powodować pewne problemy i ludzie muszą zwracać uwagę na zachowanie ostrożnych rachunków i rejestrów podczas korzystania z kart. Pracownik może być odpowiedzialny za opłaty, które nie są tak naprawdę wydatkami służbowymi, a zakup rzeczy na karcie, które tak naprawdę nie są związane z biznesem, może w niektórych przypadkach powodować zakończenie pracy.
To prawda, że niektórzy pracownicy będą nadużywać firmowej karty kredytowej, ale dzięki postępom w szczegółowych oświadczeniach można to szybko odkryć. Czasami zdarza się przypadkowe nadużycie. Kiedy ludzie są przyzwyczajeni do płacenia za rzeczy za pomocą kart, bardzo łatwo jest zapłacić za rzeczy za pomocą niewłaściwej karty. Jeśli pracownik zauważy przypadkowy zakup przy użyciu firmowej karty kredytowej, powinien natychmiast poinformować o tym pracodawców i przygotować się na natychmiastowe zrekompensowanie firmie.
Bardziej skomplikowana kwestia pojawia się, gdy pracownicy kupują rzeczy, które są uzasadnionymi wydatkami biznesowymi, jednocześnie kupując rzeczy na własny użytek. Ponownie, szczegółowe przechowywanie paragonów jest kluczem do upewnienia się, że firma nie kupuje rzeczy niezwiązanych z jej działalnością. Jednym ze sposobów uniknięcia tego jest proszenie o osobne transakcje przy zakupie, które obejmują wydatki biznesowe i osobiste, a następnie użycie firmowej karty kredytowej i osobistej karty do zapłaty za te transakcje.
Czasami ludzie, którzy mają firmowe karty kredytowe wydane na ich nazwisko, zastanawiają się, czy mogą skorzystać z przywilejów oferowanych z tą kartą, takich jak częste mile lotnicze. Decyzja o zezwoleniu pracownikowi na korzystanie z profitów lub punktów podarunkowych musi zależeć od pracodawcy. Gdy nie jest to jasne, pracownicy powinni skonsultować się ze swoim pracodawcą przed wykorzystaniem jakichkolwiek korzyści. Firma może chcieć je gromadzić, aby dawać prezenty pracownikom lub oszczędzać na podróżach lotniczych.
Jednym ze sposobów uniknięcia korzystania z firmowej karty kredytowej jest stworzenie metody zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników. Obejmuje to również przekazywanie wpływów przez pracowników, ale daje to mniejszą możliwość dochodzenia opłat przez firmy. Wiele osób uważa, że firmowa karta kredytowa oferuje większą wygodę niż metoda paragonu / zwrotu. Kolejną zaletą kart kredytowych w porównaniu z metodą odbioru / zwrotu jest to, że pracownicy z niewielką dostępną osobistą gotówką lub kredytem nie znajdą się w kłopotliwej sytuacji, w której nie będą w stanie pokryć uzasadnionych wydatków biznesowych.