Co to jest program zgodności?

Program zgodności to program z zestawem reguł stworzonych przez firmę w celu nakreślenia sposobów legalnej działalności firmy zgodnie z normami i przepisami rządowymi. W większości krajów i regionów brakuje jednej agencji, która tworzy te standardy dla wszystkich firm, zamiast tego decyduje się na jedną lub kilka agencji, które zarządzają określoną niszą firmy. Aby ułatwić firmie utrzymanie się w granicach prawnych, zespół ds. Zgodności jest zwykle używany do czytania nowych standardów i tworzenia lub aktualizowania programu zgodności. Niezastosowanie się do tego programu lub nieprzestrzeganie go może prowadzić do kar, a nawet całkowitego zamknięcia działalności przez rząd.

Prawie każda firma, niezależnie od tego, co produkuje lub robi, ma standardy i prawa, których należy przestrzegać, jeśli firma chce legalnie działać. Na przykład, przemysł drukarski musi ograniczyć ilość lotnych organicznych substancji chemicznych (LZO), których używają, przemysł spożywczy musi przestrzegać wytycznych sanitarnych, a producenci muszą przestrzegać norm praw człowieka. Aby pomóc w przestrzeganiu tych zasad, program zgodności określa, co powinni zrobić pracownicy i kierownicy, aby firma nie ryzykowała braku zgodności. Podczas gdy rząd ustanawia zasady i regulacje, zazwyczaj to od firmy zależy opracowanie własnej polityki zgodności.

Większość krajów i regionów ma wiele różnych agencji, które tworzą standardy. Większość firm musi zwracać uwagę tylko na jedną lub dwie agencje, szczególnie te, które kontrolują niszę firmy. Na przykład amerykańska firma przetwarzająca żywność musi zwracać uwagę na przepisy Food and Drug Administration (FDA). Mogą też istnieć ogólne agencje biznesowe, które kierują wszystkimi lub wieloma firmami.

Właściciele firm mogą sprawdzać przepisy i regulacje rządowe, ale zazwyczaj jest to praca na pełny etat, więc właściciele zwykle zatrudniają zespół ds. Zgodności. Zespół ten zazwyczaj składa się z osób, które rozumieją język prawny i wiedzą, jakie agencje sprawdzają nowe przepisy. W przypadku wprowadzenia nowego przepisu lub zmiany istniejącego przepisu, zespół ten modyfikuje program zgodności, aby firma nadal przestrzegała zasad.

Jeśli firma nie stworzy programu zgodności lub go nie przestrzega, może to spowodować poważne problemy. Najlepszym scenariuszem są zwykle lekkie kary pieniężne i być może ostrzeżenie. Niezastosowanie się do surowszych przepisów może doprowadzić do przymusowego zamknięcia firmy przez rząd, na stałe lub do czasu, aż firma będzie w stanie spełnić te przepisy.