Co to jest kopia zgodna?

Zgodne kopie są dokładnymi kopiami dokumentu, który jest przygotowywany, gdy nie można po prostu powielić kopii oryginalnego dokumentu. Zasadniczo sprawia to, że zgodna kopia jest odtworzeniem oryginału. Aby być tego typu kopią, dokument musi zawierać wszystkie elementy oryginału, bez zmian w brzmieniu lub strukturze, bez względu na to, jak małe lub nieznaczne mogą się pojawić zmiany.

Zgodna kopia może być używana w wielu przypadkach. Systemy sądowe pozwalają na korzystanie z takich dokumentów i często wykorzystują je do celów archiwizacji. W takim przypadku kopia jest wpisywana i konstruowana dokładnie tak, jak oryginał. Ponadto wszelkie notatki odręcznie zapisane na marginesach również zostaną dołączone do dokumentu. Urzędnik sądowy porówna kopię z oryginałem, aby upewnić się, że wszystkie aspekty obu dokumentów są takie same, w tym wszelkie daty. Jeśli podpis sędziego pojawi się na oryginale, sędzia może również podpisać zgodną kopię lub nazwisko sędziego może zostać wpisane i opatrzone datą w odpowiednich polach. Po zakończeniu porównania i ustaleniu przez urzędnika, że ​​dokumenty są względem siebie lustrzanymi kopiami, kopia jest stemplowana i przypisywana jest data zgłoszenia.

Firmy również korzystają z tego formatu. Często dzieje się tak, gdy wiele działów potrzebuje dostępu do umów i innych ważnych dokumentów. Oryginalne podpisane dokumenty są zwykle przechowywane w bezpiecznym miejscu, a zgodna kopia lub kopie są udostępniane do ogólnego użytku w różnych działach organizacji. Takie podejście zapewnia, że ​​zawsze jest pod ręką kopia oryginalnego podpisanego dokumentu, ale umożliwia szeroki dostęp do warunków danego dokumentu osobom, które potrzebują tych informacji, aby pomóc klientom lub w inny sposób wykonać swoje zadania związane z pracą.

Ta sama osoba, która była sygnatariuszem oryginalnego dokumentu, może podpisać potwierdzoną kopię. Jeśli nie jest to możliwe lub praktyczne, nazwisko osoby fizycznej można wpisać w pole podpisu. W podobny sposób można poświadczyć lub poświadczyć zgodność z oryginałem. Jednak ta czynność jest zwykle uważana za niepotrzebną.