Co to jest pula kosztów?

Pule kosztów, znane również jako centra kosztów, to grupy powiązanych kosztów, które w pewien sposób odnoszą się do określonego produktu lub usługi. Wiele firm oraz instytucji szkolnictwa wyższego korzysta z puli kosztów w celu śledzenia wydatków związanych z konkretnym projektem lub działem. Ideą puli jest powiązanie kosztów bezpośrednich i pośrednich z konkretnym czynnikiem napędzającym koszty, co znacznie ułatwia określenie całkowitej kwoty wydatków związanych z działaniem działu lub ukończeniem danego projektu.

Chociaż dokładna struktura puli kosztów jest różna, większość organizacji woli tworzyć sekwencje numeryczne, które można następnie przypisać do konkretnego projektu. Często indywidualna pula kosztów będzie zawierała do dziesięciu cyfr w sekwencji, przy czym niektóre grupy tych cyfr będą używane w odniesieniu do projektu. Na przykład pierwsze cztery cyfry puli kosztów mogą wskazywać konkretny dział pracujący nad projektem, a następne dwie identyfikują sam projekt. Ostatnie cztery cyfry odnosiłyby się do konkretnej podgrupy wydatków związanych z projektem, takich jak koszty komunikacji.

Utworzenie puli kosztów umożliwia szybkie powiązanie wydatków z właściwym działem i projektem. Z tego powodu klienci biznesowi nierzadko przekazują dostawcy konkretne miejsce powstawania kosztów lub numer puli w celu odniesienia na fakturze za dostarczone towary lub usługi. Sekwencja znaków tworzących pulę zapewnia działowi księgowości informacje niezbędne do obciążenia kosztami właściwej pozycji w zapisach księgowych.

Pula kosztów może służyć do śledzenia dowolnego zestawu żądanych wydatków. Na przykład krajowy dyrektor sprzedaży może przypisać centra kosztów lub pule do każdego regionu sprzedaży podlegającego jego jurysdykcji, umożliwiając podział kosztów podziału na podstawie obszaru geograficznego. Pule kosztów można również wykorzystać do zidentyfikowania określonych grup wydatków związanych z jednym projektem, umożliwiając łatwe określenie, ile wydano na materiały biurowe, co wydano na potrzeby telekomunikacyjne, takie jak połączenia konferencyjne, i ile budżetu projektu wydane na przeprowadzenie ankiet konsumenckich.

W przypadku najlepszego wykorzystania pula kosztów znacznie upraszcza zadanie księgowe. Sekwencja znaków ułatwia powiązanie różnych wydatków z danym projektem, bez konieczności poświęcania dużo czasu na badanie sposobu zastosowania opłaty. Tak długo, jak dział księgowości wie, jakie centrum zostało przypisane do którego działu lub projektu, możliwe jest szybkie i wydajne stosowanie opłat.